Aikaa hoitotyöhön modernilla työvuorosuunnittelulla

Vuoteen 2025 mennessä tarvitaan 227 000 sosiaali- ja terveysalan työntekijää täyttämään työpaikkoja, kun palveluiden tarve kasvaa ja ammattilaisia poistuu työelämästä.

Vuoteen 2025 mennessä eläkkeelle on arvioitu siirtyvän 70 % ylihoitajista, 47 % perus- ja lähihoitajista ja 36 % sairaanhoitajista.

Samanaikaisesti 26-37 % nuorista sairaanhoitajista harkitsee uran vaihtoa.

Näin kirjoittaa Turun yliopiston tohtoriopiskelija Laura Maria Murtola Terveyttä tieteestä -blogissa.

Ongelma on monisyinen, mutta uskomme nykyaikaisten työvuorosuunnittelujärjestelmien voivan helpottaa tilannetta. Tällä hetkellä hoitotyössä kuluu liikaa aikaa työvuorojen suunnitteluun, muutosten hallintaan ja toteumien kirjaamiseen. Suunnitteluprosessista puuttuu läpinäkyvyys, ja osaajien käyttö osastojen tai toimipisteiden välillä ei ole tarpeeksi joustavaa.

lääkäri_1

Tehokkaan työvuorosuunnittelun perusteet

Tehokkaassa työvuorosuunnittelussa henkilöstötarve pyritään määrittelemään mahdollisimman optimaalisesti nykyhetken ja historiatiedon mukaan ennustettavan potilasmäärän mukaisesti. Tällä pyritään välttämään yli- ja aliresursointia.

Tämän jälkeen annetaan asiantuntijoille mahdollisuus parantaa lopputulosta hyödyntäen hiljaista tietoa. Autonomisen työvuorosuunnittelun prosessi automatisoidaan siten, että toiveiden esittäminen on helppoa ja nopeaa, ja toiveet otetaan huomioon yhdessä määriteltyjen pelisääntöjen mukaisesti. Tämän jälkeen resurssitarve miehitetään automaattisesti ottaen huomioon osaamiset, työehtosopimusten, työsopimusten ja -lainsäädännön vaatimukset sekä työvuorotoiveet.

Ennen listan julkaisua annetaan jälleen asiantuntijoille mahdollisuus hyödyntää kokemustaan listan viimeistelyssä. Automatiikka mahdollistaa myös aiempaa joustavammat työvuorot ja ergonomiset vuorokierrot.

Väitämme, että näillä keinoilla työvuorojen suunnitteluun kuluvaa aikaa voidaan vähentää jopa 90 prosenttia. Säästetty aika voidaan käyttää hoito- ja esimiestyöhön tai toiminnan kehittämiseen.

Työvuorojen suunnitteluun kuluvaa aikaa voidaan vähentää jopa 90 prosenttia.

Muutosten tehokas hallinta vaatii automaatiota

Työvuorolistan julkaisun jälkeiset muutokset ovat toinen liikaa työllistävä asia. Työvoiman tarpeet muuttuvat, ja poissaolojen synnyttämän äkillisen työvoiman tarpeen hallinta työlistää sekä vuorovastaavia että työntekijöitä.

Manuaaliset ja työläät prosessit aiheuttavat työkuorman epätasaisen jakautumisen ja mahdollistavat inhimillisiä virheitä. Työvuorojen vaihtamiseen, äkillisen työvoimatarpeen paikkaamiseen ja listojen jatkuvaan muokkaamiseen löytyy apua nykyaikaisista järjestelmistä. Esimerkiksi työvuorojen vaihtaminen voidaan automatisoida siten, että järjestelmä ottaa huomioon henkilöiden osaamiset ja TES-rajoitukset, jolloin esimiehelle jää pelkkä hyväksyjän rooli.

Kun kaikki suunnitelmat ja muutokset hallitaan samassa järjestelmässä, työvuorolista on jatkuvasti ajan tasalla. Toteuma voidaan jakson jälkeen viedä suoraan tulkittuna palkka-aineistona palkkajärjestelmään. Pahimmillaan toteumien kirjaamiseen on kulunut kokonaisia työpäiviä, ja tästä tuottamattomasta työstä on päästävä eroon.

Manuaaliset ja työläät prosessit aiheuttavat työkuorman epätasaisen jakautumisen ja mahdollistavat inhimillisiä virheitä.

Läpinäkyvyys parantaa työilmapiiriä ja -hyvinvointia

Perinteisessä autonomisessa työvuorosuunnittelussa prosessin läpinäkyvyys on haaste. On vaikeaa todentaa, että vuorot ovat syntyneet yhteisten tasapuolisten pelisääntöjen mukaisesti. Tämä voi aiheuttaa tarpeetonta kitkaa ja tyytymättömyyttä työyhteisössä.

Läpinäkyvyys suunnittelussa ja toiveiden huomioinnissa parantaa työhyvinvointia. Sitä kautta voimme toivoa, että uran vaihtamista harkitsevien sairaanhoitajien määrä pienenee. Tähän auttaa tietysti myös edellä mainittu työkuorman tasaantuminen.

Tämän suuren haasteen edessä on otettava kaikki keinot käyttöön. Työvuorosuunnitteluprosessien optimointi ja automatisointi on mahdollisuus, jonka edut pitäisi ehdottomasti tutkia, todentaa ja hyödyntää.

Lue lisää modernista työvuorosuunnittelusta oppaastamme:

New Call-to-action

henkilöstönohjaus   työvuorosuunnittelu




Hanna Sillanpää | Senior Manager, Resource Optimization

Hanna Sillanpää | Senior Manager, Resource Optimization

Hanna on opiskellut ja sittemmin työskennellyt vuosia käytettävyyskysymysten parissa konseptisuunnittelusta käyttäjätutkimukseen. Yhdistämällä asiakaslähtöiset suunnittelumenetelmät ja Hannalle läheiset ketterät ohjelmistomenetelmät on kasassa tehokas paletti tuotehallintaan ja -kehitykseen. Hanna uskoo, että käyttäjäkeskeisen suunnittelun kautta saavutetaan tuloksia, jotka ratkaisevat todellisia ongelmia – vieläpä niin, että käyttö on aidosti miellyttävää. Siitä todiste on henkilöstönhallinnan Tempus-tuoteperhe, jonka kehityksessä Hanna on ollut mukana alusta asti. Ketterät yhteistyökuviot jatkuvat vapaa-ajalla koira-agilitykentillä.

Kirjoittajan kaikki blogitekstit

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi


Viimeisimmät kirjoitukset



Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube