Anne Honkaranta, johtava konsultti

Oracle WebCenter Content – työvälineitä dokumenttienhallintaan

Päätös-, sopimus- tai tuotekehitysprosessia voi tehostaa merkittävästi tehostamalla prosessiin liittyvien dokumenttien hallintaa. Tehostamisen lisäksi oikealla dokumenttienhallinnalla voidaan välttää sanktioita (esim. auditointisakot, juridiset kiistat) joita syntyy, mikäli dokumenteista ei löydetä eheitä ja oikeita versioita.

Yrityksissä tarvitaan sekä dokumenttienhallinnan ohjeistoja, että välineitä joilla dokumentit saadaan hallintaan, ja niiden autenttisuus, oikeellisuus sekä eheys voidaan taata ja todentaa. Tämä blogimerkintä on jatkoa Tietotulvasta dokumenttien hillintään -merkinnälle. Kuvailen seuraavaksi Oracle WebCenter -dokumenttienhallinnan tuoteperhettä dokumenttien elinkaaren hallinnassa. Aihe on esillä myös ylihuomisessa Oracle-seminaarissa.

Oracle WebCenter – ratkaisuja dokumenttienhallintaan

Oraclen tarjoama ratkaisu dokumenttienhallintaan ja arkistointiin on Web Center Content (tunnettu aiemmin nimillä UCM ja Stellent). Se tarjoaa kaikki dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin tarvittavat perustoiminnot (ks. aiempi blogikirjoitus: Tietotulvasta dokumenttien hillintään)

Content-tuote taipuu vaativaankin dokumenttien hallintaan ja arkistointiin. Sen lisäksi Oracle-tuoteperheestä löytyy tukea koko dokumenttien elinkaaren aikaisiin, moninaisiin käsittelytarpeisiin. Näitä kuvataan alla olevassa kuvassa.

WebCenter Content-tuotteesta löytyy siis toimintoja sekä dokumenttien muuntamiseen formaatista toiseen (Contersion Engine) että myös dokumenttien eheyden ja autenttisuuden turvaamiseen ja seurantaan (Retention Policies, Audit trail). Contentin ”kavereiksi” sopivat:

  • Oracle Capture- tuki dokumenttien digitointiin
  • Documaker-massajakelujen ja tiedotepohjien hallintaan
  • AutoVue-dokumenttien kommentointi ja katselu selaimessa formaatista riippumatta (tukee mm. CAD-kuvia ja satoja eri formaatteja).
  • Edellisten lisäksi Vault (Audit vault) joka mahdollistaa sisältötietokannan kryptaamisen niin, että edes ylläpitäjä ei näe sisältöjä selkokielisinä.
  • 11 g -tietokannan RAC-ratkaisu auttaa turvaamaan käytön katkottomuutta; se ohjaa suoritusta ja voi tarvittaessa siirtää suorituksen toiselle koneelle ilman viiveitä. SAM (Storage Access Manager)-tuote mahdollistaa automaattisten sääntöjen luomisen vähemmän käytettyjen dokumenttien ohjaamiseksi automaattisesti halvemmille tallennusmedioille.

Dokumenttienhallintaa työpöydälle ja verkkoon

Web Center Content toimii sisältöjen tallennusratkaisuna myös Oracle WebCenter Portal tai Sites -sähköisen työpöydän ratkaisuissa. Näin myös erilaiset yritysportaalit ja sähköiset työpöydät sekä intra-extra- ja internet-sovellukset hyötyvät tehokkaasta ja monipuolisesta Content-sisällönhallinnasta. Työ tehostuu ja ratkaisun käytettävyys lisääntyy, kun ylläpitäjillä, käyttäjillä ja kehittäjillä on aina samankaltaiset työvälineet, käyttöliittymä ja sama ratkaisualusta.

Ratkaisun keskeinen hyöty palvelukeskeisten tai asiakaskeskeisten arkkitehtuurien tueksi on standardimukainen integroitavuus palveluväyliin; kaikki keskeiset toiminnot on suunniteltu toimiviksi myös palveluväylän /integraatioväylän kautta. Ratkaisu perustuu volyymiperustaiseen hinnoitteluun, jolloin käyttäjiä voidaan joustavasti lisätä tai vähentää ilman erillistä lisenssipohdintaa.

Dokumenttien hallinta on haastavaa; tarvitaan järjestelmätukea moninaisille toiminnoille. Web Center Content-tuotteen etuna on, että sen päälle voidaan rakentaa sekä sähköisen työpöydän, että dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin sovelluksetkin.

0
Tagged ,

Leave a Reply

Your email address will not be published.