Dementiawidget ja muita helppokäyttöisen ERPin tunnusmerkkejä

Mitkä ominaisuudet tekevät ERP-järjestelmästä helppokäyttöisen? Leena Lammassaari haastatteli kollegoitaan ja löysi käyttäjän sydäntä sykähdyttävän toiminnanohjauksen tunnusmerkit.

enterprise-helppokäyttöisyys.jpg

ERP-järjestelmä on laaja ja voi tämän vuoksi olla myös monimutkainen, jopa hieman pelottavakin järjestelmän uudelle käyttäjälle. Digia Enterprise on Suomessa suomalaisille tehty toiminnanohjausjärjestelmä, joka on helposti omaksuttavissa myös sellaiselle käyttäjälle, joka ei ole koskaan edes käyttänyt ERP-järjestelmää.

Mikä sitten tekee Digia Enterprisesta helposti omaksuttavan ja helppokäyttöisen? Juttelin muutaman kollegan kanssa asiasta, ja kukin meistä pohti asiaa omasta näkökulmastaan ja omaa kokemustaustaansa vasten. Näissä keskusteluissa löytyi useita asioita, joista olimme jopa liikuttavan yksimielisiä.

Kielellä on väliä

Digia Enterprise-järjestelmä on suomenkielinen, joten järjestelmää on suomalaisen helppo ymmärtää. Järjestelmä on käytettävissä myös englanniksi. Digia Enterprisen käyttöliittymälogiikka kuvakkeineen ja värikoodauksineen on selkeä ja nopeasti omaksuttavissa, ja käyttöä helpottavat myös loogisesti järjestetyt ja nimetyt ohjelmavalikot ohjelmineen.

Kattava ohjeistus tuo jouhevuutta käyttöön

Käyttöönottoon liittyvät järjestelmän peruskoulutukset antavat käyttäjille hyvän pohjan järjestelmän päivittäiseen käyttöön. Vakiokurssien lisäksi tarjolla on myös jatkuvasti pääkäyttäjille suunnattuja syventäviä koulutuksia. Koulutusten koulutusmateriaalit kuvaavat tiiviissä muodossa versiokohtaisesti oleellisen ja kouluttajat ovat järjestelmän todellisia asiantuntijoita.

Digia Enterprise on ylipäätään hyvin dokumentoitu: kentästä toiseen siirryttäessä automaattisesti päivittyvien kenttäohjeiden ja yhdellä hiiren klikkauksella avautuvan ohjelman toimintoja laajemmin kuvaavan online-ohjeen avulla järjestelmän käyttö on helppoa. Ohjeet myös päivittyvät sitä mukaa kun asiat muuttuvat.

Usein yrityksissä on tietyissä tilanteissa omia toimintatapoja, joiden ohjeistaminen käyttäjille on tärkeää. Digia Enterprisen kenttäohjeisiin asiakas voi lisätä omia erityisohjeitaan, jolloin asiakaskohtainen ohjeistus tavoittaa kaikki järjestelmän käyttäjät eikä erillisiä ohjedokumentteja välttämättä tarvita.

Integraatio taulukkolaskentaan, varsinkin Microsoft Exceliin, on kattava ja toimii todella kätevänä apuvälineenä tietojen siirrossa. Järjestelmästä voi viedä ja tuoda tietoa Excelin avulla, mikä on näppärää varsinkin järjestelmän käyttöönotossa, kun dataa voidaan siirtää helposti Enterpriseen.

Näkymät käyttäjäryhmän mukaan

Digia Enterprise voidaan parametroida kullekin käyttäjäryhmälle sopivaksi eli näyttää käyttäjille vain tarvittavat ohjelmat, jolloin järjestelmä näkyy käyttäjälle selkeänä ja helppokäyttöisenä. Pääkäyttäjä voi lisätä käyttäjäryhmän eniten käyttämät ohjelmat käyttäjäryhmän suosikeiksi, jolloin kaikki käyttäjäryhmän käyttäjät saavat nämä pikavalinnat käyttöönsä.

Lisäksi kukin käyttäjä voi itse lisätä omat suosikkinsa näkymään omassa suosikkivalikossaan. Käyttäjällä on myös mahdollisuus kustomoida Enterprisea omaan käyttöönsä sopivaksi valitsemalla mitkä ohjelmat ja apusovellukset avautuvat automaattisesti järjestelmään kirjauduttaessa.

Helppokäyttoinen_ERP_edit.png

Monipuolinen hakutoiminto

Järjestelmää laajemmin käyttäville pääkäyttäjille ja järjestelmän ylläpitäjillekin ohjelmien löytäminen ja avaaminen on helppoa sujuvan hakutoiminnon avulla. Käyttäjän ei tarvitse muistaa ulkoa mikä ohjelman nimi tarkalleen on, sillä usein yksi asiasana riittää. Hakutoiminto etsii käyttäjän syötteen mukaista merkkijonoa jokaisen syötetyn merkin jälkeen ja päivittää hakutulosten listausta tarjoten joukon ohjelmia, joista käyttäjä löytää helposti etsimänsä. Sama nopea hakutoiminto osaa hakea ohjelmien lisäksi myös asiakkaita, toimittajia ja nimikkeitä.

Ohjelmista tietoa hakeva dynaaminen hakutoiminto toimii loogisesti läpi järjestelmän ja käyttäjä voi helposti muokata haun hakutekijöitä, mikä tekee tietojen löytämisen helpoksi.

Dementiawidget näyttää viimeksi käytetyt ohjelmat

Järjestelmän käyttöä sujuvoittaa myös se, että käyttäjä voi tarvittaessa avata saman ohjelman monta kertaa. Lisäksi ohjelmia voi avata kellumaan ja siirtää halutessaan toiselle näytölle, jolloin eri ohjelmien yhteiskäyttö on sujuvaa.

Ruudun reunassa sijaitsevat, varsinaisessa ohjelmassa näytettävää tietoa laajentavat erilliset widgetit eli apusovellukset helpottavat ja nopeuttavat järjestelmän käyttöä.

Esimerkiksi Liittyvät tiedot -apusovelluksesta näkee mitä kaikkea esimerkiksi tilaukseen liittyy: toimitukset, laskut, tarjoukset, CRM-tehtävät sekä mahdolliset osto- ja tuotantotilaukset tiloineen ja tärkeine päivämäärineen. Apusovelluksessa näytettävät tiedot ovat linkkejä, joiden avulla on nopeaa siirtyä ja porautua tilaukseen liittyviin tapahtumiin.

Hälytykset-apusovelluksessa näytettäväksi voidaan parametroida asiakastarpeen mukaisesti esimerkiksi erilaisia poikkeamia, jotka vaativat käyttäjän toimia. Tällöin tieto poikkeamasta saadaan nopeasti käyttäjälle, joten korjaavat toimenpiteetkin pystytään tekemään nopeasti.

Eikä tule unohtaa monen käyttäjän lempparia, Viimeksi käytetyt -apusovellusta AKA dementiawidget, josta löytää nopeasti viimeksi käyttämänsä ohjelmat ja tietueet, esimerkiksi ”sen kiireessä kesken jääneen myyntitilauksen”.

Digia Enterprisea voidaan edellä mainittujen lisäksi mukauttaa asiakasyrityksen käyttöön sopivaksi monipuolisella parametroinnilla ja automaatioketjuilla, jotka tekevät järjestelmän käytöstä vieläkin sujuvampaa.

New Call-to-action

toiminnanohjaus   Digia Enterprise





Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi


Viimeisimmät kirjoitukset



Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube