Integraatioprojektien ongelmat ovat muualla kuin teknologioissa

Perinteinen integraatioprojekti rakentuu eri toimit­tajien vetämistä osaprojekteista, joiden tavoitteena on muodostaa teknisesti toimiva kokonaisuus. Vaik­ka osaprojektit pyrkivät yhteiseen lopputulokseen, niiden väliset raja-aidat saattavat aiheuttaa jousta­mattomuutta, päätöksenteon hidastumista ja muu­toshallinnan kankeutta.

integraatio-ongelma.jpg

Toimijat tulkitsevat herkästi projektin tavoitteita omasta näkökulmastaan ja unohtavat siinä sivussa yhteistyön muiden toimittajien kanssa – puhumatta­kaan asiakkaan asettamista tavoitteista.

Pohjimmiltaan siiloutuminen ja rajojen muodostu­minen johtuvat eri osapuolten välisen vastuunjaon epäselvyydestä ja vuorovaikutuksen puutteesta. Kun keskustelua ei ole riittävästi, ei ymmärretä, mi­ten oman osaprojektin tulokset vaikuttavat muiden toimijoiden tekemiseen. Sen sijaan koemme epäluot­tamusta tai kyseenalaistamme toisen osapuolen ammattitaidon ja motivaation.

Miten ongelma voidaan ratkaista?

Vinkki 1: Laadi yhteinen projektijohtamisen malli

Vastuunjaon selventämiseksi ja läpinäkyvyyden li­säämiseksi hankkeessa kannattaa heti alusta alkaen sopia yhteisistä projektijohtamisen käytännöistä. Vaikka eri osapuolet käyttäisivätkin omia hyväksi kokemiaan ohjauskäytäntöjä, on projektien välisten riippuvuuksien kannalta tärkeää sopia yhteisistä pe­lisäännöistä.

Projektin alussa kannattaa kuvata täsmällisesti vas­tuujaot toimittajien välillä sekä toivotut tulokset ai­katauluineen. Puuttuva palvelinasennus tai tekninen speksi voi pysäyttää toisen osapuolen tekemisen ko­konaan ja viivästyttää projektin valmistumista. Kun kaikki tietävät, mitä toiset osapuolet odottavat, kit­ka ja ristiriitatilanteet vähenevät kummasti projektin aikana.

Integraatioprojekteissa annetut lähtötiedot tarken­tuvat usein toteutuksen aikana. Järjestelmien on oltava yhteensopivia keskenään, joten muutos yh­dessä paikassa vaikuttaa usein muiden järjestelmien toimintaan. Esimerkiksi liittymämuutosten vaikutuk­set on arvioitava järjestelmällisesti, mikä vaatii vies­tintää ja aikaa.

Muutoshallinnan käytäntöjen tulisi rohkaista liput­tamaan tunnistetut aikataulu- tai sisältömuutokset mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Osaprojek­tien välisestä viestinnästä on huolehdittava kette­ryyden ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi. Näin eri osapuolet pystyvät tunnistamaan muutosten vaiku­tukset ja välttämään vanhentuneesta tiedosta johtu­van turhan työn ja viivästykset.

Vinkki 2: Voimista yhteistyökulttuuria

Perinteinen toimitusprojektin johtaminen perustuu vahvasti tekniseen projektinhallintaan. Kun tekemis­tä tarkastellaan pelkästään projektisuunnitelman ja toimitussopimuksen näkökulmasta, johtaminen painottuu asioiden managerointiin, jolloin ihmisten johtaminen unohtuu.

Yksi lähestymistapa on ajatella, että eri toimittajista muodostuva kokonaisuus on yhtenäinen organisaa­tio, jonka johtamisen tavoitteena on luoda yhdessä tekemisen kulttuuri.

Haasteena IT-alalla on se, että eri toimittajat ovat usein kilpailijoita keskenään. Yhteistyön vastakohta on tilanne, jossa toimittajat työntävät esille tulleiden ongelmien ratkaisemisen toisilleen. Pahimmassa tapauksessa toimittajat ovat mustasukkaisia asiak­kaasta ja yrittävät hyötyä toistensa virheistä lisä­myymällä omaa korvaavaa palveluaan toisen toimit­tajan ratkaisun tilalle.

Vinkki 3: Panosta viestintään

Asiakkaan kannattaa estää kilpailutilanteen muo­dostuminen osapuolien välille. Syyttämisen kulttuu­ria on vältettävä viimeiseen asti viestimällä järjestel­mällisesti yhteisestä tavoitteesta ja vahvistamalla asennetta avoimuuteen, yhteistyöhön ja ongelman­ratkaisuun toimijoiden kesken. Osapuolet pelkäävät turhaan sitä, että viestintää lisäämällä luovutettai­siin salaista tietoa pois.

Toimittajia on muistutettava näkemään toisensa oman palvelunsa asiakkaana. Liian usein törmätään siihen, että esimerkiksi suunnittelun viivästymises­tä tiedotetaan vain loppuasiakkaalle, vaikka oikea kohde olisi toinen toimittaja, joka tarvitsee tuotosta oman tekemisensä pohjaksi.

Kokemukseni mukaan asiakkailla on usein osaamista vaativienkin hankkeiden johtamisesta, mutta johta­miseen ei ole käyttää riittävästi aikaa muiden töiden ohella. Toimittajia kannattaa hyödyntää projekti­johtamisen käytäntöjen suunnittelussa. Toimittajat tarjoavat yleensä mielellään apua projektijohtome­netelmien luomisessa tai auttavina käsinä projektin toteutuksen aikana.

 

Kuuntele webinaari!

integraatio




Antti Jokela | Projektipäällikkö

Antti Jokela | Projektipäällikkö

Antti työskentelee Digian Integraatio-yksikössä projektipäällikkönä. Hän on IT-alan projektitoiminnan kokenut tekijä, jonka intohimona on ihmisten johtaminen ja ammattimaisuus osana projektijohtamista. Antti kaipaa IT-alalle lisää yhdessä tekemisen kulttuuria, jossa viestintä on nykyistä avoimempaa eri toimijoiden välillä. Vapaa-aikana Antin pitävät kiireisenä leikki-ikäiset lapset ja liikuntaharrastukset.

Kirjoittajan kaikki blogitekstit

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi




Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube