Miten ihmeessä ERP-järjestelmän voi ottaa käyttöön vain kolmessa kuukaudessa?

Tavanomaisen ERP-projektin kesto on 9-12 kuukautta ja Digia Enterprisen tapauksessa 4-8 kuukautta. Välillä vaaditaan kuitenkin ripeämpää toimintaa, kuten Feonin tapauksessa. Lue, miten Feonin ERP-projekti onnistui vain kolmessa kuukaudessa.

feon.jpg

Olin kuullut puhuttavan paljon Digia Enterprisen ihmeprojektista, jossa Feonilla vain kolmessa kuukaudessa otettiin käyttöön Digia Enterprise -järjestelmä. Koska minua kiinnosti mistä siinä oikein oli kysymys ja miten asiassa onnistuimme, päätin kysellä projektipäälliköltä tarkemmin asiasta.

Projektipäällikkö Jani Salminiemi kertoi, että hän tapasi asiakkaan ensimmäisen kerran tammikuun 2016 lopussa, jolloin tehtiin karkea aikataulusuunnitelma. Kun sopimus oli allekirjoitettu, projekti käynnistyi heti ja Digialla valitut asiantuntijat sitoutuivat täysin projektiin. Jo aloitettaessa tiedettiin, että järjestelmä on saatava käyttöön toukokuun alussa 2016 eli aikaa oli käytännössä vain se kolme kuukautta.

RAPID-mallilla projekti ketterästi käyntiin

Myyntipäällikkömme Antti Heinonen esitteli Feonille jo myyntivaiheessa Digia Enterprise -järjestelmän RAPID-toimitusmallin prosessikaavioineen. Feon totesi mallin sopivan ja projekti päätettiin toteuttaa RAPID-mallin mukaisesti. Digia Enterprisen RAPID-toimitusmalli on toimintatavaltaan ketterä: ensin otetaan käyttöön olennaiset osat perusjärjestelmästä, jolloin asiakkaan päässä päästään nopeasti perehtymään järjestelmään. Toisessa vaiheessa tehdään tarvittavat asiakaskohtaiset sovitukset, joiden tarve saattaa jopa vähentyä, kun asiakas pääsee kunnolla tutustumaan järjestelmään ja sen sisältämiin mahdollisuuksiin ja pystyy mukauttamaan omia prosessejaan ja toimintatapojaan paremmin järjestelmään sopiviksi.

Perusjärjestelmän koulutukset alkoivat heti helmikuun alussa, jotta Feonille saatiin nopeasti osaamista järjestelmästä. Koulutusten kanssa samaan aikaan aloitettiin myös toiminnanohjauksen ja integraatioiden määrittelyt rinnakkaisilla määrittelylinjoilla, jolloin selvisi nopeasti, että Feon tarvitsee normaalin RAPID-toimituksen lisäksi tuotekonfiguraattoria myynnille. Projektin sisältöön päätettiin lisätä tuotekonfiguraattori ja Digian projektiryhmään toteuttamiseen tarvittavaa asiantuntemusta.

Feon tarvitsi myös useita liittymiä eri järjestelmiin ja toimintoihin. Määrittelyn jälkeen Digialla tunnistettiin lisäresurssien tarve ja projektiryhmään lisättiin asiantuntemusta liittymien toteuttamiseen. Liittymistä EDI-tilaus ja -laskutusliikenteen toteuttajaksi Digia ehdotti OneWay:ta, jolloin päästiin hyödyntämään valmiita liittymärajapintoja ja tuotteistettu ratkaisu sekä saatiin luotettavaksi tiedetty kumppani.

Sitoutuneisuus ja joustava ohjaus pitivät aikataulussa

Feonilla onnistuttiin valitsemaan ja rekrytoimaan projektin johtoon todella osaavia henkilöitä, joilla oli ylimmän johdon tuki takanaan. Se mahdollisti projektin joustavan ohjauksen ja nopean päätöksenteon projektin kuluessa. Jani raportoi viikkoraportissa Feonille missä mennään ja kertoi esiinnousseet uudet pienemmät tarpeet työmääräarvioineen, joiden toteuttamispäätökset tehtiin saman tien. Isommistakin kokonaisuuksista neuvoteltiin tarvittaessa ripeästi puhelimitse suoraan Feonin toimitusjohtajan kanssa ja hyväksynnän jälkeen tehtiin toteutus eikä jääty odottamaan seuraavaa ohjausryhmän kokousta.

Poikkeuksellinen kolmen kuukauden aikataulu aiheutti sen, että työtahti Digian projektiryhmässä oli kova, mutta niin oli Feonillakin. Jani kertoi esimerkiksi vastailleensa Feonin kiireellisiin kysymyksiin sähköpostitse työpäivän jälkeen myöhään illalla ja saatuaan välittömästi vastauksia, siirryttiinkin joustavasti Skype-neuvotteluun ja priorisoitiin seuraavan päivän työjono uusiksi.

Asiakkaalla oli samanaikaisesti meneillään yhdeksän muuta uuden yrityksen yhtiöittämiseen liittyvää projektia, joista yksi oli varasuunnitelma eli toisen ERP-järjestelmän käyttöönotto. Digia Enterprise -järjestelmä saatiin luovutettua Feonille testattavaksi kahdessa kuukaudessa huhtikuun 2016 alussa, mikä vakuutti Feonin ylimmän johdon ja toinen ERP-projekti lopetettiin. Asiakas päätti ohjata toisesta ERP-projektista vapautuneet resurssit Digia Enterprise -projektiin, jolloin määrittelyt saatiin vauhdilla tehtyä loppuun ja saatiin varmuus, että Digia Enterprise -järjestelmällä päästään tuotantoon toukokuun alussa.

Panostus asiakastukeen jouhevoitti käyttöönottoa

Digialla tiedostettiin, ettei Feonin henkilöstö tällä aikataululla pysty omaksumaan järjestelmää riittävästi selvitäkseen heti ilman tukea, joten projektissa lisättiin tietoisesti asiakastukea huhtikuun kuluessa ja käyttöönottoa toukokuun alussa tuettiin kahden viikon ajan Feonin tiloissa useamman henkilön voimin kuin yleensä. Käyttöönotto onnistui suunnitelmien mukaisesti: liiketoiminta pyöri ensimmäisestä päivästä alkaen, mitään ylitsepääsemättömiä ongelmia ei ilmennyt ja mikä tärkeintä, toimitukset liikkuivat ja laskut lähtivät.

Myös projektissa työskennelleet kehittäjät olivat kiinnitettyinä projektiin koko toukokuun ajan, jotta esiin tulleet muutostarpeet saatiin hoidettua nopeasti. Nopeasta käyttöönotosta johtuen haasteitakin toki oli, mutta pulmat saatiin ratkottua pääosin toukokuun kahden ensimmäisen viikon aikana ja tilanne rauhoittui selkeästi jo kesäkuun alkuun mennessä.

Toukokuun puolivälin jälkeen asiakastukea tehtiin jo suurimmaksi osaksi etänä, tietysti Feonilla edelleen käytiin tarvittaessa. Käyttöönoton jälkeen tehtäväksi sovitut työt tehtiin Feonin priorisoimassa järjestyksessä ja kesäkuun puolivälissä toimitusprojektin virallisesti päättyessä toimitusprojektiin liittyviä avoimia asioita oli vain pari - kolme. "Se lista oli lyhyempi kuin missään muussa projektissa, joita olen Digialla vetänyt", kertoi Jani. Projektin siirtyessä ylläpitovaiheeseen, oli Feonin kanssa jo tehty yhdessä suunnitelma jatkokehitettävistä kokonaisuuksista, jotka alun perin rajattiin käyttöönottoprojektin ulkopuolelle.

Onnistumisen avaimina priorisointi ja asenne

Toimitusprojektin päätyttyä jatkettiin syksyn 2016 aikana pienkehitystä ja päivittäistä toimintaa tukevaa automatisointia. Feonin henkilöstö perehtyi itse syvällisemmin Digia Enterprise -järjestelmän mahdollisuuksiin saamansa koulutuksen, konsultoinnin ja järjestelmän sisältämän suomenkielisen ohjeen avulla. Osaamisen karttuessa Feonin avainhenkilöt ottivat yhä enemmän vastuuta tehtävistä muutoksista, mikä oli erinomaisen hyvä pohja jatkoa ajatellen.

Kesälomien jälkeen siirryttiin sovitusti jatkokehitykseen, jossa aloitettiin toteuttamaan mm. rahtilaskennan automatisointi, sähköisen ostolaskun kierrätyksen käyttöönotto, kulujen seurannan kehitys, Ote Enterprise Tuotanto ja Varasto -mobiilisovellusten käyttöönotto, Digia Enterprise -verkkokauppa sekä viimeisimpänä reitityksen ja toimituspäiväehdotusten automatisointia. Kaikki nämä ovat tällä hetkellä asiakkaalla jo vähintään testattavana.

Keskustelumme päätteeksi mietimme yhdessä Janin kanssa, mitkä olivat onnistumisen kannalta tärkeimmät asiat tässä projektissa ja saimme aikaiseksi listan:

  • osaavat ihmiset sekä meillä että Feonilla
  • toimiva kommunikaatio ja avoimuus, rohkeus kertoa ikävätkin asiat
  • molemminpuolinen luottamus
  • keskittyminen olennaiseen, asiakas osasi priorisoida ja tiesi mikä on oleellista käyttöönotossa, ymmärsi ettei kaikkea voi tehdä heti
  • projektiporukan asenne: "Mehän tehdään tämä, tämä ei jää meistä kiinni!"

New Call-to-action

toiminnanohjaus   Digia Enterprise





Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi


Viimeisimmät kirjoitukset



Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube