Ruutupaperi, Excel vai jotain muuta? Modernin työvuorosuunnittelun hyödyt

Screen_Shot_2015-05-11_at_14.34.06

Perinteinen työvuorosuunnittelu koostuu pahimmillaan sosiaalisesta valtapelistä, Post It -lapuista ja seinään teipattavasta työvuorolistasta. Listaan tehdään muutokset lyijykynällä, se vahvistetaan kuulakärkikynällä ja kiikutetaan lopuksi palkanlaskijalle. 

Modernissa versiossa historiatiedon, tilausten ym. perusteella määritelty resurssitarve miehitetään automaattisesti työntekijöiden tekemien toiveiden ja yrityksen pelisääntöjen mukaisesti. Tämän jälkeen toteumat tuodaan kulunvalvonnasta tai tuntikirjausjärjestelmästä ja toimitetaan tulkittuina suoraan palkanmaksujärjestelmään.

Logistiikan ja tuotannon ohjaamisessa on jo vuosikymmeniä sitten havaittu, kuinka prosesseja optimoimalla ja automatisoimalla saavutetaan huomattavia kustannussäästöjä. Henkilöstön ohjauksen suhteen näistä mahdollisuuksista puhutaan vasta nyt. Suurinta kiinnostus on toistaiseksi vähittäiskaupassa, erilaisilla palvelualoilla ja SOTE-sektorilla.

Esimerkiksi kunnallisella SOTE-sektorilla modernin WFM (Work Force Management) -järjestelmän säästöpotentiaali on huima, varovaisesti arvioiden vähintään 200 miljoonaa euroa vuodessa.


Säästöt syntyvät muun muassa:
  • tuottamatonta työtä, kuten tietojärjestelmien käyttöä, vähentämällä
  • tasaamalla työkuorma siten, että kaikilla on töitä sopivasti
  • ennakoimalla ajoissa työvoimatarpeeseen tulevat muutokset.
Työvuorosuunnittelun kehittäminen on prosessimuutos, mutta vaikea toteuttaa ilman tavoiteprosessia tukevaa teknologiaa. Jos työvuoroja suunnitellaan aina ”kuten ennenkin”, ei voida varautua proaktiivisesti muutoksiin. Ja on selvää datalla johtamisen aikana, että historian merkitys kasvaa tulevaisuutta suunniteltaessa. Mitä enemmän historiadataa on saatavilla, sitä paremmin voidaan ymmärtää ja ennakoida tulevaa.

Tarvelähtöinen toimintatapa

Tehokkuuden kannalta olennaista on toimia tarvelähtöisesti. On tärkeää tunnistaa se, mikä työtä suunnittelevassa organisaatiossa aiheuttaa ja ennustaa näitä työmäärän lähteitä eri ajanhetkinä. Tällöin työvuorot voidaan suunnitella ennustetun tarpeen pohjalta. Tasoittumisjaksoa hyödyntämällä vuoroja voidaan painottaa ison työmäärän päiville. Hiljaisemmille ajankohdille taas voidaan käyttää vuoroja vähemmän. Samoin työvuorojen vapaalla ajoittamisella työpäivän sisällä voidaan varmistaa, että vuorot vastaavat asiakaspaineen hetkiä. Suurin osa hyödyistä saadaan huomioimalla riittävän pitkä ajanjakso ja hyödyntämällä sen tuomat mahdollisuudet.

Keskitetty työvuorosuunnittelu tekee työvuorosuunnitelmista tasaisia. Hajautetussa työvuorosuunnittelussajokainen esimies tekee omalla tasollaan (ehtimisellä, osaamisella ja mielenkiinnolla) vuorosuunnitelmia, jolloin erot eri yksiköiden välillä voivat olla suuria. Työntekijöiden käytettävyydet huomioidaan raportoidun mukaan, ja myös vuorotoiveet toteutuvat enemmän sen mukaisesti, mikä suunnitelman kannalta onnistuu. Lisäksi läpinäkyvyys paranee, kun samat yrityksen määrittelemät säännöt pätevät kaikille.

SOTE-sektorilla on muutaman vuoden ajan tutkittu ja käytetty autonomista työvuorosuunnittelua. Tässä mallissa työntekijät suunnittelevat omat työvuoronsa hyvin pitkälle keskenään. Ajatus on kaunis, mutta valitettavasti paljon työaikaa kuluttava, ja ehkä ei sittenkään niin tasapuolinen kuin on tarkoitus. Vahvoilla persoonilla kun on taipumusta ohjailla myöntyväisempiä.

Automatiikka lisää tasapuolisuutta ja läpinäkyvyyttä entisestään mm. raportoinnin kautta. Ajankäyttö tehostuu, kun työvuoroja suunnitellaan ennalta määritellyn prosessin mukaisesti isolle joukolle. Automaatio tekee perustyön, ja suunnittelijalle jää tehtäväksi sen tarkastus ja tarvittavat muokkaukset.

Ennen kaikkea keskitetty suunnittelu on väline prosessin ohjaamiseen – prosessia voidaan muuttaa tarvittaessa ketterämmin kuin hajautetussa suunnittelussa. Samalla voidaan varmistaa, että toimitaan prosessin ja yrityksen tavoitteiden mukaisesti.

Keskeisimmät modernin työvuorosuunnittelun hyödyt

Historia- ja ennustedatan hyödyntäminen

  • Työvoimatarve perustuu todelliseen tietoon
  • Tarve on ennustettavissa jopa 12 kk etukäteen
  • Tarkkuus ja ennakoitavuus paranee huomattavasti
  • Parantaa suunnittelun laatua tasaisesti joka puolella organisaatiota.

Automatiikka

  • Vähentää työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa jopa 90 %
  • Vähentää inhimillisiä virheitä
  • Mahdollistaa TES:n noudattamisen aukottomasti
  • Tasaa ylityöt
  • On ehdottoman tasavertainen
  • Mahdollisuus simuloida erilaisten henkilöstörakenteiden ja sopimusmallien budjetäärisiä vaikutuksia.

Läpinäkyvyys

  • Työvuorosuunnittelun periaatteet saadaan ymmärrettäviksi ja läpinäkyviksi läpi organisaation
  • Työvuorojen tasavertainen suunnittelu ja toteuttaminen on helposti nähtävissä suoraan
    järjestelmästä
  • Työntekijä voi itse vaikuttaa työvuorosuunnitelmaansa itsepalveluportaalin työvuorotoiveiden kautta.

Opas moderniin työvuorosuunnitteluun

Kirjoitimme oppaan, joka on tarkoittu erityisesti työvuorosuunnittelun johtamisesta vastaaville päättäjille. Uuden oppaamme tavoitteena on auttaa ymmärtämään:

  • miksi työvuorosuunnittelu on olennaista eri osapuolille
  • mitä etuja voidaan saavuttaa modernilla työvuorosuunnittelulla
  • miten työvuorosuunnittelun muutoshanke viedään onnistuneesti maaliin
  • mitä ovat hyvän työvuorosuunnittelun periaatteet.

Lataa opas veloituksetta:

New Call-to-action

henkilöstönohjaus   työvuorosuunnittelu




Janne Ojala | Senior Manager, Resource Optimization

Janne Ojala | Senior Manager, Resource Optimization

Janne vastaa palvelukehityksestä henkilöstönohjauksen Tempus-tuoteperheessä. Hän tuntee vuorosuunnittelun, henkilöresurssien optimoinnin sekä liikkuvan työn ratkaisut. Tasapainoilu vapaa-ajan, perhe-elämän ja mukaansatempaavan työn välillä on tehnyt Jannesta asiantuntijan myös omien henkilöresurssien optimoinnissa. Vapaa-ajallaan Jannen löytää lenkkipolulta tai japanilaisen itsepuolustuslajin dojolta.

Kirjoittajan kaikki blogitekstit

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi


Viimeisimmät kirjoitukset



Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube