Metatietoa, THS:ää ja roskiskunnossa olevaa lainsäädäntöä

Elokuussa järjestettiin jälleen Talentum Events -seminaari sisällön ja dokumenttien hallinnasta. Ensimmäisenä päivänä kuultiin THS- sekä metatietopainotteisia puheenvuoroja keskusteluineen. Alla hieman tunnelmiani tapahtuman ensimmäisestä päivästä.

Tuumasta THS:ään - tai sitten ei

Christina Lassenius-Bergström kertoi Luottokunnan THS-hankkeen etenemisestä ja jalkautuksesta. Hanke oli tehty työpajatyyppisesti yhdessä eri prosessien sisältöasiantuntijoiden kanssa. Hankkeessa riittääkin hallittavaa, sillä liiketoiminta-spesifien vaateiden vuoksi Luottokunnan metatietomalli oli paisunut yli 80 erilaista metatietokenttää sisältäväksi Excel-taulukoksi. Jalkautus tietojärjestelmiin ei ole vielä alkanut.

Luottokunnan puheenvuoron jälkeen oli oman esitykseni vuoro. Esitin omia näkemyksiäni ja kokemuksia siitä, miten THS:n voi toteuttaa erilaisiin sisällönhallintajärjestelmiin- jopa siinä tilanteessa, kun THS:n laadinta on vielä kesken. Esityksessä kerroin lähinnä erilaisista malleista toteuttaa dokumenttienhallinta THS-jaon mukaisesti. Lisäksi keskusteltiin siitä, miten ”asia” käsitteenä toteutetaan eri järjestelmiin. Voit lukea tiivistelmän esityksestäni täältä.

Eroon kansioista ja metatietoa kansalle!

M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo puhui tiedon avoimuudesta ja suojaamisesta; kuinka tieto tulisi voida joko avata tai sulkea käsittelytilanteen mukaisesti. Esityksessä korostui kaksi asiaa:

  1. Kansiorakenteeseen perustuva dokumenttienhallintajärjestelmä on jäykkä: kansiorakenne ei huomioi tarvetta esittää dokumentit esim. tuotteen, asiakkaan, tai laatijan mukaan. Kansionäkymä tukee vain yhtä ryhmittelytapaa. Jos dokumentteja tarvitsee kierrättää eri toimijoiden välillä (eri prosesseissa) dokumentteja joudutaan kopioimaan kansiosta toiseen jotta saadaan niille asianmukaiset käyttövaltuudet. Tämä taas johtaa dokumenttien hallinnointiongelmiin.
  2. Ratkaisu kansioista eroon pääsemiseen, ja käyttövaltuuksien antamiseen käyttötarpeen mukaan on riittävä metatieto. Dokumentit voidaan esittää ”kansionomaisesti” vaikkapa 10 eri tavalla: asiakkaan mukaan, laatijan mukaan, yksikön mukaan, prosessin mukaan ja niin edelleen. Salaisuus on siinä, että dokumenttien metatiedot ovat riittävät. Kansiointi-näkymät ja käyttöoikeudet määritetään dokumenttien metatietoarvoihin perustuen.

Edellä esitetyt ovat luonnollisesti toimitusjohtajan edustaman M-Files -tuotteen suunnittelun perus-periaatteet.

Malli on varmaankin toimiva monelle organisaatiolle, mutta edellyttää huolellista metatietosuunnittelua. Ja tietysti sitä, että metatiedot on täytetty oikein! Jos tarvitaan esim. 10 eri näkymää, joutuu käyttäjä täyttämään lähimain 10 (tai ainakin useita) metatietoarvoa. Lisäksi dokumenttikohtainen käyttöoikeusmalli voi olla käytännössä hankala toteuttaa. Se edellyttää, että organisaatiolla on rooli- ja prosessipohjaisesti ryhmitellyt käyttäjähakemistot, jotka ovat ajantasaiset. Monellakohan on?

Hyviä ideoita ja pohtimisen aihetta, silti. M-Filesin lisäksi samaa ideologiaa (ei kansioita, painotus metatiedon hallinnassa) noudattaa mm. Oracle WebCenter Content-tuote. SharePoint taas nojaa kansio-malliin. Tässä varmaankin pohdittavaa niille, jotka ovat valitsemassa itselleen dokumenttienhallintajärjestelmän valintaa; kansioita vai ei? Paljon vai vähän metatietoa? Mitä valinnoista seuraa?

Tapio Aaltonen piti hyvän esityksen väestötietojärjestelmän kehityksestä. Kuinka moni tietää, että väestötietorekisteri tarjoaa mm. sähköisten asiointipalveluiden toteutuksessa tarjottavaa asiakkaan tunnistusta VETUMA-tunnistamispalvelulla?

Mikko Eräkaski Kansallisarkistosta esitteli pitkä-aikaisaineiston tallennusproblematiikkaa. Siinä vasta haastetta! Mitä tehdä, kun 100 vuotta vanha tietokone ei käynnistykään? Mihin muotoon ja kuinka usein tietoja muunnetaan? Entä miten tietokantoja voi arkistoida?

Iltapäivän mieleenpainuvimmasta puheenvuorosta – anteeksi Tapio ja Mikko; vastasi kuitenkin Tomi Voutilainen BDO Consultingilta (ja Joensuun yliopistosta).

Julkishallinnon arkistointia ja dokumenttienhallintaa ohjaava lainsäädäntö joutaa roskiin

Puheenvuoro ”Julkisen hallinnan asiahallinnan muutostarpeet sähköisessä toimintaympäristössä” ei otsikollaan herättänyt suurta innostusta, mutta puheenvuoron sisältö kylläkin. Tomi Voutilainen kuvasi laajasti ongelmaa, joka aiheutuu siitä, että viranomaisten asianhallintaa säätelevä lainsäädäntö juontaa juurensa 1800-luvulta.

Toki päivityksiä on tehty, mutta lakien ja säädösten paikkailu sieltä täältä ei riitä tilanteessa, jossa sähköinen kulttuuri ja sähköiset toimintatavat kehittyvät joka vuosi huimaa vauhtia. No miksi lainsäädännön sitten pitäisi olla ajantasaista? Siksi, että esimerkiksi asianhallinnan lait ja normit säätelevät myös asianhallinnan sovellusten laatimista ja miten tietoja siellä esitetään. Näiltä osin osa lainsäädännöstä olettaa vielä, että kaikki tieto tulostetaan paperille, ja käsitellään paperilla. Vakavaa asiaa.

Voutilaisen virkamiesmäinen ja osin professorimainen esitystapa oli vallan mainio, ja antoi hyvän kontrastin asialle itselleen. Voutilainen osasi myös sopivasti herätellä kuulijoita kärjistämällä asioita – mm. kuvaamalla miten mahdotonta on tehdä toimivia sovelluksia terveydenhuoltosektorille, kun alan on täysin sekava, ristiriitainen ja vanhentunut. Suuren osan asianhallintaan ja asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ohjeistavaa lainsäädäntöä voisi esityksestä hieman kärjistäen tulkita joutavan roskiin myös.

Kiitos ajatuksia herättäneestä, ja lennokkaasta esityksestä! Hyvää ja perusteltua asiaa!

THS (Tiedon hallintasuunnitelma) termiä käytetään usein synonyyminä termeille Tiedon ohjaussuunnitelma. Alkuperäinen termi on arkistonmuodostussuunnitelma jota käyttivät lähinnä viranomaiset (ks. http://wiki.narc.fi/sanasto/index.php/Arkistonmuodostussuunnitelma)

dokumentinhallinta




Anne Honkaranta | Johtava konsultti

Anne Honkaranta | Johtava konsultti

Anne on taklannut sähköisen asioinnin ja sisällönhallinnan haasteita jo lähimain parinkymmenen vuoden ajan. Dokumenttienhallinnasta alkanut innostus on ajan myötä laajentunut kokonaisarkkitehtuureihin, sähköiseen asiointiin, asianhallintaan, arkistointiin ja erilaisiin portaaliratkaisuihin, eritoten B2B-portaaleihin. Jos siis haluat tietää sisällönhallinnan portaaliteknologoista, kysy Annelta – häneltä luonnistuvat SharePoint ja WebCenterSuite ja parhaimmillaan Anne laajentaa osaamistaan Alfrescon sekä FileNetin suuntaan. Työnkuva sisältää konsultointia, määrittelyä, tarjooma- ja myynnintukityötä, joka on Annen mielestä mukava ”coctail”. Vapaa-ajalla touhua riittää kahden pienen terrierin kanssa. Rauha löytyy vaeltelemalla islanninhevoskyydillä pitkin metsäpolkuja.

Kirjoittajan kaikki blogitekstit

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi




Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube