Työvuorosuunnittelun automatisointi ei ole tietojärjestelmähanke

Automatiikka tuo työvuoronsuunnitteluun säästöjä ja tasapuolisuutta – jopa armottomuuteen asti. Tämä paljastuu viimeistään, jos järjestelmän käyttöönottoon on rynnätty tekniikka edellä. Pettymykset vältetään valmistautumisella.

Male Garden Worker Using Digital Tablet

Työvuorosuunnittelun automatisointi tietojärjestelmä edellä johtaa väistämättä työhyvinvoinnin laskuun, ja lopulliset säästöt ovat tuskin sitä mitä lähdettiin hakemaan. Syynä tähän on se, että yrityksissä on useimmiten 3 erilaista tapaa suunnitella työvuorot.

  1. Yrityksen virallinen tapa
  2. Yrityksen epävirallinen, ns. ”jos rehellisiä ollaan” -tapa
  3. Todellisuus

Optimaalinen ja automatisoitu työvuorosuunnittelujärjestelmä tuottaa aina yrityksen virallisen tavan mukaisia työvuoroja. Jos siis käyttöönoton hetkellä kohdat 1 ja 3 ovat etäällä toisistaan, seuraa ongelmia. Vaikka järjestelmä toimisi tismalleen suunnitellusti ja toteuttaisi prosessien mukaisia vuoroja aukottomasti, esimiehet ja työntekijät saattavat olla pettyneitä työvuoroihin, jotka poikkeavat totutusta.

Työvuoroista puhuttaessa puututaan työntekijän työaikaan, vapaa-aikaan sekä palkkaan, joten on sanomattakin selvää, että aihetta tulee lähestyä asiaan kuuluvalla hartaudella ja huolellisuudella.

Työvuoroista puhuttaessa puututaan työntekijän työaikaan, vapaa-aikaan sekä palkkaan, joten on sanomattakin selvää, että aihetta tulee lähestyä asiaan kuuluvalla hartaudella ja huolellisuudella.

Onnistunut käyttöönotto ei tapahdu kertarysäyksellä

Onnistunut modernin työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönottoprojekti alkaa aina huolellisella valmistelulla, jossa yhdessä asiakkaan kanssa määritellään kyseisen yrityksen hyvän työvuorosuunnittelun periaatteet:

1. Mikä on toivottu lopputulos, ja mitä halutaan optimoida?

Optimoidaanko kuluja? Asiakaspalvelua? Työhyvinvointia? Järjestelmä toteuttaa juuri niitä tavoitteita, jotka sille asetetaan. Projektin onnistuminen on käytännössä mahdotonta, mikäli toivottu lopputulos ei ole selvillä, tai siitä on monta erilaista näkemystä eripuolilla organisaatiota.

2. Mitä tietoa toivotun lopputuloksen saavuttamiseen on käytettävissä?

Esimerkiksi suurimmat kustannussäästöt muodostuvat, kun työvuorot suunnitellaan niin, että paikalla on aina juuri oikea määrä ihmisiä – ei liikaa eikä liian vähän. Työvoiman tarve on ennustettavissa hyödyntämällä esimerkiksi historiatietoa ruuhkapiikeistä.

3. Miten työvuorot jaetaan, ja mitkä ovat työntekijän vaikutusmahdollisuudet?

Työntekijät esittävät nykyään työvuorotoiveitaan usein sanallisesti, lippulapuilla tai sähköpostitse, ja toiveiden toteutumisesta sovitaan paikallisesti ja tapauskohtaisesti. Tämä on työlästä, ja läpinäkyvyyden puuttuessa tasapuolisuutta on vaikea todentaa. Modernit järjestelmät antavat mahdollisuuden tasapuoliseen autonomiseen ja ergonomiseen työvuorosuunnitteluun. Näillä ominaisuuksilla on mahdollista saada huomattavaa parannusta työhyvinvointiin.

4. Miten kaikki tapahtuu käytännössä

Kun periaatteet ovat selvillä ja niistä vallitsee vahva konsensus, voidaan ne dokumentoida ja viestiä. Tässä vaiheessa esitetään selkeästi uuden toimintatavan hyödyt yritykselle, työntekijälle ja yrityksen asiakkaille. Kun kaikki ovat ymmärtäneet periaatteet, ja niistä vallitsee konsensus, vältytään pettymyksiltä.

Vasta tämän jälkeen valittu järjestelmä määritetään tuottamaan haluttu lopputulos ja otetaan hallitusti käyttöön. Tällä tavalla on mahdollista yhdistää kustannussäästöt ja työntekijöiden hyvinvointi.

Kiinalaista sananlaskua muotoillen:

Paras aika aloittaa työvuorosuunnittelun automatisointi olisi ollut 20 vuotta sitten. Toiseksi paras aika on nyt.

Alkuun pääset lataamalla oppaamme alta:

New Call-to-action

  Lue myös:

 

henkilöstönohjaus   työvuorosuunnittelu




Jaakko Heikkinen | Sales Manager, Tempus WFM

Jaakko Heikkinen | Sales Manager, Tempus WFM

Jaakko on lyömätön sparraaja HR-johdolle – sen takaavat luokanopettajan koulutus yhdistettynä työhistoriaan HR-järjestelmien ja niiden käyttöön kouluttamisen parissa. Jaakko kehittää Digialla Tempus-tuoteperheen myyntiä ja varmistaa, että kehityksen suunta on linjassa asiakkaiden toiveiden ja tarpeiden kanssa. Jaakon intohimo työelämässä on uusien business- ja tuoteideoiden kehitteleminen. Ei siis ihme, että asiakkaiden kanssa jutustelu konkretisoituu usein ”viikon businessideana”. Niistäkin, samoin kuin Tempus-tuoteperheen ja henkilöstönohjauksen ajankohtaisista asioista Jaakko kirjoittaa blogissa. Vapaa-aikansa Jaakko viettää perheen, liikunnan, moottoripyöräilyn ja lauluopintojen parissa.

Kirjoittajan kaikki blogitekstit

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi


Viimeisimmät kirjoitukset



Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube