Asiakkaat kiittävät ja tavara liikkuu, kun varastoprosessit otetaan ketterästi haltuun

Aina kun bisnekseen liittyy fyysisten tavaroiden liikuttelua, kohdataan haasteita varastoon tulevaan ja sieltä lähtevään tavaraan, itse varastointiin ja mahdollisiin lisäarvopalveluihin liittyen. Missä tavaraa on ja kuinka paljon, kenelle se on menossa? Mistä tavaraa on tullut, kuka sen on purkanut ja minne? PK-sektorin organisaatioissa kriittisiä varastoprosesseja hoidetaan kuitenkin jopa pelottavan usein vielä papereiden ja Exceleiden avulla.

Lupailin edellisessä blogissani esimerkkejä Microsoft Dynamics 365 Business Central -toiminnanohjausratkaisun ketterästä laajentamisesta ja muovaamisesta liiketoiminnan tarpeisiin. Avaan nyt, kuinka eräs asiakkaamme hyödyntää olemassa olevan toiminnanohjausratkaisunsa (Enterprise Resource Planning, ERP) tietokantaa, mutta laajentaa ERP:n toiminnallisuutta ketterillä low-code-ratkaisuilla varastonsa palvelukykyä parantaakseen.

Tavaran tehokas liike varastolla saa sekä henkilöstön että asiakkaat tyytyväisiksi

Varastoprosesseilla ja niiden sujuvuudella on iso rooli minkä tahansa tavaraa liikuttelevan yrityksen asiakaspalvelun laadussa, saatavuuden turvaamisessa ja ylipäätään luotettavuudessa yhteistyökumppanina. Varaston palvelukyvylle erityisen ratkaisevia tekijöitä ovat keräilyn tehokkuus ja tarkkuus. Tavaran keräily on lähtölogistiikan varastotoiminnoista usein myös suurin resurssisyöppö. Siksi keräilyn tehokkuuden kustannusvaikutuksetkin ovat merkittävät. Tehokkuuden ja tarkkuuden vaatimukset korostuvat entisestään, jos keräily tapahtuu manuaalisesti eli varastoa ei ole vielä robotisoitu. Sujuvalla, läpinäkyvällä ja virheettömällä keräilyllä on lopulta suuri merkitys myös yrityksen asiakkaiden ja sen henkilökunnan tyytyväisyyteen.

Otan esimerkiksi asiakkaamme, teollisuuden ratkaisutoimittajan, jonka keräilytiedon hallinta ja itse keräilytapahtuman sujuvuus vaikuttivat ratkaisevasti toimitusprosessin tehokkuuteen. Lähtötilanteessa käytössä olivat vain ERP:ssä olevat varastonhallinnan perustoiminnallisuudet. Myyntitilaukset avattiin järjestelmään säännöllisesti ja niiden sisältämien tuotteiden varastosaatavuudet tarkistettiin rivi riviltä. Myyntitilauksen kirjaushetkellä osaa tilauksen sisällöstä ei kuitenkaan ehkä ollutkaan varastossa, tilaus saattoi sallia osatoimituksen tai sisältää jälkitilauksia – tai kaikki edellä mainitut. Manuaalinen prosessi vei paljon aikaa niin myyntihenkilöstöltä kuin tilaustenkäsittelijöiltä ja pakkaajiltakin.

Yhtiö halusi kutistaa asiakkaan jättämästä tilauksesta tavarantoimitukseen kuluvan ajan mahdollisimman lyhyeksi sekä varmistua siitä, että myös jälkitoimitukset sujuvat ripeästi. Samalla prosessin rutiineja haluttiin automatisoida ja tilaustenkäsittelijöiden ja varastohenkilökunnan manuaalista tilausseurantaa ja ERP-järjestelmässä kahlaamista vähentää. Tavoitteena oli vapauttaa henkilökunnan aikaa ja henkistä kapasiteettia tärkeämpiin tehtäviin.

Reaaliaikainen, nopea ja virheetön keräilydata

Otimme asiakkaan kanssa tavoitteeksi saada myyntitilaukset varastoon valmisteltavaksi juuri silloin, kun kaikki tilauksen nimikkeet ovat saatavilla ja toimittaa ne juuri silloin, kun asiakkaan kanssa on sovittu. Sovellus pitää huolen myös siitä, etteivät jälkitoimitukset jää roikkumaan tilauksissa, joissa asiakas on hyväksynyt tuotteiden toimittamisen osissa. Koko ratkaisu suunniteltiin tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Toteutuksen työkaluksi valikoitui Microsoftin low-code-alustan, Power Platformin Power Apps-ratkaisu, joka muodostaa luonnollisen jatkumon Dynamics ERP:lle.

Varastosovellukseen rakennettiin logiikka, joka käy myyntitilausrivien tilausmäärät läpi ja vertaa niitä nimikkeen varastosaatavuuteen. Vertailun tulokset ovat luettavissa reaaliaikaisesti varaston ruudulta, yhdeltä selkeältä näkymältä. Koska varastotilanne elää koko ajan sisään ja ulos kulkeutuvan tavaran myötä, oli ratkaisun näyttämän datan reaaliaikaisuus asiakkaalle erittäin tärkeää.

Jos loppuasiakas on sallinut tilauksessaan osatoimitukset ja tavaraa on jäänyt jälkitoimitettavaksi, pomppaavat jälkitoimitukset näkymässä selkeästi esiin, kun tavaraa on jälleen varastossa. Näin tilausten käsittelijän ei tarvitse enää kahlailla ERP-järjestelmässä ja yrittää erotella toimitettuja rivejä vielä jälkitoimitusta odottavista.

Asiakkaamme liiketoiminnassa nimikemäärät ja -volyymit ovat suuria, mutta varastoprosessien tehokkuus ja tarkkuus edellyttävät keräilytiedon nopeaa ja virheetöntä käsittelyä. Toteutetussa ratkaisussa keräilytieto tulee tilauksen keräilijän selaimelle näkymään, jonka haluttiin olevan suppea siten käyttäjäystävällinen ja tehokas käyttää. Lähtökohdaksi otettiin, että keräilylistalle ilmestyvä tilaus ei majaile tällä päälistalla vuorokautta pidempään, vaan päätyy toimitukseen joutuisasti varaston toimesta. Tämä lyhyt ja hallittava lista toimii nyt keräilyn aivoina: toimitettavat myyntitilaukset sekä jälkitoimitukset ovat siistinä listana, ja ei kun tilaukset matkaan!

Ammattilaisena koin jopa lievää tuskaa siitä, kuinka paljon ”hyvää” tietoa ja toiminnallisuutta asiakas halusi varaston näkymästä riisua, mutta nimenomaan se oli toiveena: mahdollisimman yksinkertaista ja kaunista. Ja juuri tämä tasapainottelu onkin minulle monen projektin suola. Oman aiemman työkokemukseni ja aikaisempien asiakasprojektien kautta pystyn tunnistamaan toiminnallisuuksia, joista asiakas yksinkertaistamispäissään haluaisi luopua, mutta joiden tiedän tulevan myöhemmin vielä tarpeeseen. Asiakas ei aina näitä tarpeita tunnista, ja osa minun tehtävääni on uskaltaa heitä noissa tilanteissa myös haastaa. Toki low-code-ratkaisujen ylivertaisuus piilee myös siinä, että mikään ei ole lopullista. Vaikka projektin laajuus ei tällä kertaa riittäisi jokaisen yksityiskohdan viilaamiseen, tai vaikka arkikäyttö tuottaisi tietoa, jota ei ensimmäisen version speksaamisessa ole osattu ottaa huomioon, on ratkaisuja aina helppoa jatkojalostaa ja täydentää.

Katse ketterästi tulevassa

Kuvaamassani esimerkissä asiakkaan ensisijainen tavoite oli lyhentää tilauksesta toimitukseen kuluvaa aikaa ja varmistaa, että kaikki jälkitoimitukset lähetetään asiakkaalle viipymättä. Microsoft Power Platformin low-code-työkalujen ketteryys mahdollistaa kuitenkin ratkaisujen jatkuvan kehittymisen tarpeiden täsmentyessä tai laajentuessa.

Miltä kuulostaisi varastohallinnan rikastaminen, mobiililla, tabletilla tai äly-tv-näytöllä? Entäpä tilausten keräily kätevästi saman näkymän kautta ja reaaliajassa helpolla käyttöliittymällä, joka lukee myös niiden tuotekoodit? Sähköinen rahtikirja vähentämään virheitä, kun tietoja ei tarvitse kirjata montaa kertaa? Tavaran uloskirjaaminen varastosta – joko keräilyn tai pakkaamisen yhteydessä tai vasta kun se poistuu varastosta? Kaikki säädettävissä omien tarpeiden mukaan.

Kehittämämme varastonhallintasovellus olisi sellaisenaan ihan jokaisen Microsoft D365 Business Centralia käyttävän yrityksen tai organisaation hyödynnettävissä myyntitilausten ja varastosaldojen seurantaan ja tietojen hallintaan ja päivittämiseen. Se helpottaa niin lippulappujen kanssa pelaavan varastohenkilön kuin konttorin puolella Exceleiden kanssa tuskailevan tilaustenkäsittelijänkin arkea. Kun sovellus huolehtii varaston ja myyjien puolesta siitä, että myyntitilaukset pääsevät mahdollisimman pian eteenpäin, jää aikaa selvittelytyöltä motivoivampaan ja tuottavampaan työhön. Myös asiakkaat ovat tyytyväisempiä, kun tilaukset toimitetaan nopeasti ja ajallaan.

Digian Low-code-lähettiläät-blogisarjassa avaamme matalakoodisen eli low-code-kehittämisen mahdollisuuksia liiketoiminnan digitalisoimiseen. Blogeissa joukko eritaustaisia Digian asiantuntijoita kuvaa omia kokemuksiaan siitä, kuinka parempaa digiarkea rakennetaan low-code-työkaluilla aiempaa ketterämmin ja monenlaisten ihmisten yhteistyönä. Löydät kaikki Low-code-lähettiläiden tekstit täältä.