Mitä integraatiot tarkoittavat pilvipohjaisessa toiminnanohjaus-järjestelmässä?

toiminnanohjaus integraatio erp

Integraatiot ja ERP

Toimiva ERP-järjestelmä tarvitsee avukseen tehokkaita integraatioita. Mitä integraatioiden ja pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän yhteispelissä pitää huomioida ja mikä on kumppanin rooli? Lue blogistamme.

Jokainen ERP tarvitsee integraatioita

Integraatiot ovat olennainen osa jokaista toiminnanohjausjärjestelmää: ilman niitä esimerkiksi palkanmaksu tai vaikkapa ostolaskujen hallinta ei toimi. Yritys ei voi rakentaa menestyvää liiketoimintaa ilman yrityksen sisäisen ja eri organisaatioiden välillä kulkevan datan sujuvaa liikkumista.

ERP-järjestelmä on usein koti suurelle osalle organisaation dataa ja sieltä löytyy mm. kirjanpito, nimikkeet, ostotilaukset ja myynnit. Vaikka ERP:iin nivoutuu paljon dataa, tarvitaan ulkopuolisiin palveluihin toimivat yhteydet – integraatiot. Esimerkiksi kansallisia erityispiirteitä sisältävä matkalaskutus ja palkanmaksu löytyvät useimmiten ulkopuolisesta palvelusta, koska lomakertymät, TES:sit, työajan seuranta ja muut paikallisesti määrittyvät erityispiirteet eivät ole ERP-järjestelmien ydintä ja paikallinen lainsäädäntö asettaa omat vaatimuksensa näille järjestelmille.

Toinen yleinen esimerkki ulkoisesta palvelusta, johon ERP-järjestelmästä pitää luoda yhteys, on osto- ja myyntilaskutus. Verkkolaskutus hoidetaan tyypillisesti ulkoisen operaattorin avulla, mutta tämä tieto pitää saada myös ERP:ssä sijaitsevaan kirjanpitoon – ja taas tarvitaan toimivat integraatiot.

Digitalisoituva toimintaympäristömme asettaa uudenlaisia edellytyksiä myös käyttämillemme järjestelmille. Miten ERP-järjestelmän ja integraatioiden muodostamaa kokonaisuutta kannattaisi hallita ja suunnitella? Miten integraatioiden riittävä tietoturva ja valvonta varmistetaan ja miten sitä kehitetään?

Lue myös blogi: Miten onnistua tukkukaupan ERP-projektissa? Huomioi nämä 3 näkökulmaa

ERP ja integraatioalusta kulkevat käsi kädessä

Perinteisesti ERP-järjestelmän hankintaa tai vaihtoa ja integraatioalustan valintaa on käsitelty erillisinä toimina. Nykyisessä pilvimaailmassa näitä asioita kannattaa kuitenkin edistää samanaikaisesti, jolloin järjestelmät tukevat toisiaan ja tuottavat kustannussäästöjä sekä nopeutta.

On hyvä pohtia, löytyisikö omiin tarpeisiin parhaiten sopivalta teknologiatarjoajalta toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi myös tietohallinta-alusta, joka toimii integraatioiden kotina. Integraatioita on huomattavasti helpompaa ja kustannustehokkaampaa rakentaa, kun tietohallinta-alusta valitaan ERP-järjestelmän läheltä tai samasta pilvipalvelusta; valmiita integraation toteuttamiseen liittyviä palveluita löytyy paljon ja uusia ominaisuuksia saadaan käyttöön jatkuvasti.

Riittävän kyvykäs tietohallinta-alusta tarjoaa yritykselle mahdollisuuden toteuttaa ketterästi uusia aluevaltauksia ja tarjoaa kyvykkyyden tukea organisaation laajempaa tiedon käyttöä – oikeasta alustasta löytyy esimerkiksi avointen rajapintojen käytön mahdollistavia API-ratkaisuja, valmiina löytyviä connectoreja integraation toteuttamiseen sekä kyvykkyyttä erilaisiin datan jatkokäyttöön liittyviin ja vaikkapa IoT-toimintaan.

Tietoturvanäkökulmaa ei voi unohtaa, vaan se on tärkeä osa kokonaisuutta. Oikein valitussa liiketoiminta-alustasta ja sen palveluista löytyy riittävä kyvykkyys tietoturvallisen ja toimivan ratkaisun toteuttamiseen.

 Lue asiakastarinastamme, kuinka Unisport siirtyi Digian avulla IT-arkkitehtuurin tilkkutäkistä yhtenäiseen järjestelmään

Hyvä kumppani on ongelmatilanteissa avainasemassa

Mitä asioita pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän integraatioiden kanssa sitten pitää ottaa huomioon? Yksi näkökulma on osaaminen. Pilvimaailma tuo integraatioihin ketteryyttä, kustannustehokkuutta ja monipuolisia palveluita datan ympärille, mutta kolikon toisena puolena osaamisvaatimukset ovat erilaisia kuin ennen. Osaamisen tarve laajenee uusien kyvykkyyksien hyödyntämiseen kuten APIen hallintaan, eventien ja connectorejen hyödyntämiseen, pilvikyvykkyyksien käytön optimointiin ja pilviajoympäristöjen hallintaan. Tässä korostuukin hyvän kumppanin rooli, sillä heiltä löytyy osaaminen niin integraatioiden rakentamiseen, hallintaan kuin valvontaankin.

Valvonta onkin toinen näkökulma, joka ERP:n ja integraatioiden yhteispelissä on huomioitava. Miten palvelua valvotaan? Mitä tapahtuu, jos integraatiot eivät toimikaan juuri tällä ajolla?

Tässä yksi esimerkki: integraatio myyntilaskuoperaattorille ei jostain syystä toimi. Pahimmassa tapauksessa viikkoja myöhemmin havahdutaan siihen, että asiakas ei ole maksanut laskua, alkaa puhelinralli ja selvitystyö ja lopulta selviää, että lasku ei koskaan tullut perille. Kun taas tilanteessa, jossa integraatioiden valvontaan liittyvät kyvykkyydet on integraatioalustassa kytketty päälle ja liitetty monitorointiin, palvelusta vastaava saa herätteen heti, kun myyntilaskun toimituksessa on virhe ja ongelmaan pystytään reagoimaan viipymättä.

Ongelmia tulee aina vastaan ja olennaista onkin se, miten näihin ongelmatilanteisiin pystytään vastaamaan. Kumppanin valinnassa kannattaakin pohtia myös sitä, millaiset tukipalvelut tämä kumppani voi tarjota. Niin ERP:n kuin integraatioidenkin oikea matka alkaa vasta, kun järjestelmät ovat livenä ja tekemässä sitä työtä, johon ne on rakennettu. Pystyykö kumppani tarjoamaan tukea myös arjessa, käyttöönottovaiheen jälkeenkin?

 Lue asiakastarinastamme, kuinka Penope uudisti Digian avulla lähes koko järjestelmäkokonaisuutensa varmistaakseen edellytykset digitaaliselle kehitykselle ja liiketoiminnalle

Integraatiot ovat kolmen kauppa

Integraatioiden rakentaminen on kolmen osapuolen yhteispeliä, mukana on aina asiakas, integraatioiden tekijäkumppani sekä kolmas osapuoli, esimerkiksi myyntilaskuoperaattori. Toimivan yhteispelin takaamiseksi on tärkeää saada keskustelukumppanit joka puolelta ja viestinnän sekä vuorovaikutuksen pitää olla helppoa.

Näiden osapuolien kanssa sovitaan, kuinka integraatiot käytännössä hoidetaan, miten data siirretään, mikä tilanteessamme on sopivin ratkaisu? Hyödynnetäänkö tiedostonsiirtoa vai onko REST-rajapinnat sopivampi työkalu? Tähän suunnitteluvaiheeseen pitää varata kalenteriaikaa. Kaikki se aika, joka käytetään suunnitteluun ja dokumentoimiseen maksaa itsensä kyllä takaisin, kun askelmerkit ovat kaikille selviä.

Myös jokaisen osapuolen järjestelmät kehittyvät ja muuttuvat – integraatioiden pitää pysyä tässä muutoksessa mukana ja kehittyä samalla. Kumppanin valinnassa kannattaakin suosia sellaista toimijaa, jolla löytyy kyvykkyys reagoida näihin kolmannen osapuolen muutoksiin ja jolta löytyy teknistä osaamista myös uusiin ja kehittyviin teknologoihin.

Tutustu integraatioarkkitehtuurin fast track -palveluumme >>


toiminnanohjaus   integraatio   erp

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi