Tietojärjestelmähankkeissa odotukset ovat usein korkealla, mutta lopputulokset saattavat olla aivan odotusten vastaisia. Yksi iso tekijä onnistuneelle palveluiden digitalisoinnille on rohkeus ajatella uusiksi toimintamalli tietojärjestelmän takana (Lue aiempi kirjoitukseni aiheesta täällä). Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä PSOP, jonka parissa olen työskennellyt, on hyvä esimerkki.
Kunnat, joissa PSOP-järjestelmä on käytössä, raportoivat merkittävistä muutoksista. Hallinnolliset prosessit ovat tehostuneet jopa 80 prosenttia, yksityisten palveluntuottajien hallinnointi on parantunut ja työpanosta on siirretty entistä enemmän asiakastyöhön. Sitä tarinaa on hyvä jakaa muillekin kunnille. (Lue lisää PSOP-järjestelmästä täällä!)
Monessa kunnassa saatetaan miettiä, miten saada tämä muutos toteutettua. Järjestelmä on valmis, ja sen käyttöönotto tapahtuu verrattain helposti. On kuitenkin hyvä laittaa ensin jäitä hattuun ja miettiä muutamat askelmerkit. Ja ei, nämä askeleet eivät ole IT-askelia. IT-askeleet taitavat olla tässä projektissa ne kaikista suoraviivaisemmat, joten aloitetaan ensin näistä muista.
1. Sitouta: Onko muuttuviin työtehtäviin ja toimenkuviin varauduttu?
Tuleva projekti tulee olemaan ensisijaisesti toimintatavan muutos, vasta toissijaisesti uuden järjestelmän käyttöönotto. Se tulee muuttamaan totuttuja toimintatapoja, usean ihmisen työtehtäviä sekä varmasti myös joidenkin ihmisten työnkuvaa. Sitouta ja osallista jo aivan alusta lähtien työntekijätaso, ja erityisesti käytännön työn jakamisesta vastaavat esimiehet.
2. Yhdistä isompiin tavoitteisiin, niin myös hyödyt enemmän
Yhdistä järjestelmän käyttöönotto kunnan isompiin tavoitteisiin. Järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa palvelusetelien laajamittaisen hyödyntämisen ja ostopalvelujen lisäämisen. Järjestelmän käyttöönotto on ehkä vain yksi toimenpide tämän isomman tavoitteen saavuttamiseksi.
Jotta järjestelmästä on aidosti hyötyä, on selvää, että järjestelmä tulee ottaa käyttöön mahdollisimman monen eri palvelun järjestämisessä. Kun kuntatasoinen koordinoija on alusta asti mukana, pystyy hän aikatauluttamaan seuraavien palveluiden käyttöönottoja, keräämään hyviä käytäntöjä sekä raivaamaan tietä seuraaville palveluille.
3. Strategia kirkkaaksi: mitä halutaan saavuttaa?
Valitako ensimmäiseksi käyttöönotettavaksi palveluksi pieni, kompakti ja selkeä kokonaisuus, vai se kompleksisempi, jossa on eniten manuaalista työtä tällä hetkellä? Ensimmäisessä vaihtoehdossa projekti on helpompi saada nopeasti maaliin ja automaattisen tilityksen onnistuminen helppo testata. Jälkimmäisessä valmisteluvaihe kestänee pidempään, mutta merkittävämmät hyödyt on saavutettavissa nopeammin. Kumman vaihtoehdon tukemia perusteluja tarvitsette omaan päätöksentekoketjuunne kipeämmin – siitä löytynee valinnalle ratkaisu.
4. Tiedotus keskiöön
Muutosprojektissa tiedotus on tärkeimpiä tehtäviä koko projektin ajan. Tiedottaminen ei ole pakollinen lisätehtävä, vaan se on yksi päätehtävistä, joka on pakko hoitaa. Valjasta mukaan henkilö, jolta tiedottaminen sujuu ja joka kokee sen mielekkääksi. Projektin aikana tiedotetaan palvelun järjestämiseen osallistuvia työntekijöitä, mutta säännöllisesti myös muuta henkilökuntaa ja yksityisiä palveluntuottajia.
5. Taustatukea IT:sta ja taloushallinnosta
Helpointa projekti on viedä läpi, jos projektipäällikkönä toimii kyseisen toiminnon vastuuhenkilö. Tueksi tarvitaan kuitenkin vahva tuki IT-puolelta ja taloushallinnosta. Varmista heidän resurssointi ja aktiivinen osallistuminen alusta asti, ja tee projektisuunnitelma yhdessä heidän kanssaan.
6. Vaiheistus: Palvelut käyttöön yksi kerrallaan
Palvelut kannattaa ottaa käyttöön yksi kerrallaan. Tämä pätee myös, vaikka palvelujen vastuuhenkilöt olisivat täysin eri organisaatioista. Ei siis pidä haukata koko omenaa kerralla. Tätä tukee myös se, että yksittäisen palvelun kohdalla otetaan ensin käyttöön palveluntuottajarekisteri, ja vasta toisessa vaiheessa aloitetaan järjestelmän päivittäinen käyttö.
7. Onko tarvittavat valmiudet olemassa?
Mitkä ovat valmiutemme aloittaa käyttöönotto? Palvelun kannalta tärkein yksittäinen asia on varmastikin se, että palvelun sääntökirja on joko olemassa tai ainakin lähes valmis. Tarvitaan tietysti ne muutamat innokkaat ihmiset. Kaikki muut valmiudet voidaan projektin aikana hankkia.
8. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen – hyödynnä kumppaneita!
Hyödynnä kumppanien osaamista. Varaa Digialta haastatteluaika, jossa arvioidaan kunnan tilannetta ja sopivaa palvelua ensimmäiseen käyttöönottoon. Käy PSOP-palvelun julkisten sivujen vertailussa tarkastelemassa, miten muut kunnat ovat omat palvelunsa järjestelmään mallintaneet.
9. Resurssoi kunnolla, älä sorru aliarviointiin
Melkein aina resurssien tarve aliarvioidaan. Käyttöönottoprojektissa kunnan henkilöt ovat merkittävässä roolissa, ja moni projektin tehtävä on heidän vastuullaan. Tarvitaan siis ihan oikeaa työaikaa projektin tehtävien läpiviemiseen.
10. Hyödynnä järjestelmästä saatavaa tietoa jatkokehityksessä
Kun järjestelmä on käytössä, tarjoaa se paljon dataa palvelusta, asiakkaista ja palveluntarjoajista. Huomioi projektin toteutuksessa tämä mahdollisuus. Datan analysoinnin kautta on mahdollisuus muuttaa palvelujen suunnittelu, seuranta ja laadunvarmistus aivan uudelle tasolle.
Kun nämä asiat on huomioitu, voidaan siirtyä niihin IT-askeleisiin. Niitä onkin paljon vähemmän, kun kyse on valmiista järjestelmästä, joka tarvitsee alusta asti rakentamisen sijaan vain ottaa käyttöön teidän toimintaympäristössänne. Sitten vain rytinällä eteenpäin.
