Katse tulevaisuuteen – näin saat täyden hyödyn irti reaaliaikaisesta raportoinnista

Raportit katsovat usein ajassa taaksepäin, mutta ajoittain tarvetta on myös reaaliaikaisemmalla tilannekuvalla. Tällöin etenkin tiedon visualisointi ja päivittymistiheys korostuvat.

Raportointi mielletään varsin usein taakse päin katsovaksi koosteeksi viime aikojen tapahtumista. Tähän pohjaa jo termin etymologinen alkuperä: sanan report lähtökohtana on latinan prepositio re- (tehdä jotain uudelleen) ja verbi portare (kantaa). Kyse on siis ollut siitä, että joku on tuonut jollekin viestin ja kertonut mitä jossain tapahtui joskus aiemmin; oli kyseessä sitten virallisempi tiedonanto tai pelkkä kylällä kiertävä huhu.

Raportit katsovat usein ajassa taaksepäin jo senkin takia, että mitä suurempaa kokonaisuutta ja mitä pidempää ajanjaksoa seurataan, sen raskaampaa tietojen kokoaminen on. Tämän takia aineistoja koostetaan raporteiksi eri aikaväleillä (vuosi-, kuukausi-, päivätasolla tms.).

Toisaalta mitä lähempänä konkreettisia tapahtumia ollaan, sitä suurempi merkitys on selkeällä ja reaaliaikaisella tilannekuvalla – autoa olisi aika vaikea ajaa moottoritiellä pelkästään peileihin katsomalla. Tutustu esimerkiksi FIRAn asiakastarinaamme reaaliaikaisen raportoinnin hyödyistä rakennustyömaalla.

Visualisoinnilla on väliä

Ihminen rakentaa luonnostaan tilannekuvaa näköhavaintojen pohjalta ja siksi esim. autossa on usein osoittimiin perustuvat nopeus-, kierrosluku- ja polttoainemittarit. Ajankulun hahmottaa viisarikellosta helpommin kuin digitaalisesta kellosta.

Samasta syystä raportoinnin painopiste on nykyään usein tiedon visualisoinnissa – havainnollisilla kuvaajilla ja koontinäytöillä tarjotaan yleiskuva ja vasta kiinnostavista havainnoista poraudutaan yksityiskohtaisempaan numerotietoon tai taulukkomuotoisille raporteille. Tiiviin ja selkeän visualisoinnin merkitys korostuu, kun tietoja selataan kännyköillä ja tableteilla, joissa ruudun koko on huomattavasti pienempi kuin tietokoneen näytöllä.

Esimerkiksi Power BI -raporteilla onkin mahdollista suunnitella raportille ulkoasu erikseen suurempia näyttöjä ja mobiililaitteita varten. Lue esimerkiksi blogimme datan visualisoinnista sosiaali- ja terveydenhuollossa.

Päivitys kerran tunnissa vai tiheämmin? Vaihtoehtoja löytyy

Silloin kun tietojen koostaminen raportille vaatii esikäsittelyä tai laskentaa, raporttien päivitys on usein ajastettua ja tunti on varsin tyypillinen päivitystiheys – esim. Power BI -palvelun perustasolla aineiston voi päivittää ajastetusti 8 kertaa vuorokaudessa, joten tavanomaiseen toimistoaikaan perustuvassa työssä tiheimmäksi päivitysväliksi tulee 1 tunti, Tunnin vanhalla tiedolla on kuitenkin melko vähän käyttöarvoa, jos pitää vaikkapa seurata asiaa, jonka pitäisi olla valmis vartin kuluttua.

Onneksi tänä päivänä on monenlaisia vaihtoehtoja reaaliaikaiseen tiedon visualisointiin. Raportointivälineet tukevat laajasti reaaliaikaisia tietovirtoja (streaming data) ja suoria tietokantakyselyjä esim. useisiin Microsoftin Azure-palveluihin tai Googlen BigQueryyn.

Jos lähdejärjestelmää ei ole suunniteltu suoraa raportointia ajatellen, rajoitteita voi tulla vastaan siinä, miten hyvin tietolähteet kestävät jatkuvien kyselyiden aiheuttamaa kuormaa, miten nopeasti suorakyselyt menevät läpi ja joudutaanko tietoa yhdistelemään ja jalostamaan poimintojen yhteydessä.

Tällöin voi edetä pienin askelin: hyvään alkuun voi päästä jo muutamalla pienemmällä raportilla, joille haetaan vähemmän tietoa ja näytetään raportteja vuorotellen, jolloin lähdejärjestelmä kuormittuu tasaisemmin. Visualisoinnissa kannattaa huomioida käytettävän raportointivälineen vahvuudet ja heikkoudet. Lue lisää blogikirjoituksestamme Tableau:n ja Power BI:n eroista.

Sen lisäksi, että reaaliaikaiseen tietoon perustuvien visualisointien avulla saadaan parempi tilannekuva, reaaliaikainen tiedon hyödyntäminen parantaa usein myös tiedon laatua. Kun virheet huomataan helpommin ne tulevat paremmin korjatuiksi. Toisaalta kun nähdään miten tiedot auttavat ohjaamaan toimintoja paremmin, on kaikilla enemmän motivaatiota panostaa siihen, että tiedot syntyvät järjestelmiin oikea-aikaisina ja kerralla oikein.

Tässä muistilista alkuun pääsemiseksi ja reaaliaikaisuuden hyötyjen esiin saamiseksi:

• Katso mitä tietoja sinulle on valmiiksi tai pienellä muutostyöllä sellaisessa muodossa, että voit kohdistaa tietoihin suorakyselyjä ja saada (edes lähes) tosiaikaista tietoa.
• Keskustele loppukäyttäjien kanssa ja suunnitelkaa koosteen visuaalinen ilme: Mitkä asiat on tärkeä huomata ajoissa ja helposti? Mihin tietoja yleensä verrataan? jne.
• Varmista datan laatu ja esitystapa ennen laajempaa jakelua – reaaliaikainen ”raakadata” ei aina ole yhtä yhdenmukaista kuin raportointiaineistoissa pidemmälle jalostettu tieto.
• Kerätkää palautetta ja kehittäkää raportointia eteenpäin.