Tavoitteiden asetanta antaa raamit toiminnanohjaushankkeen toteutukselle

Artikkeli liittyy Älykäs toiminnanohjaus -trendioppaaseemme, joka esittelee uusia suuntia, joita olemme tunnistaneet toimiessamme asiakkaidemme  apuna toiminnanohjauksen kehityshankkeissa ja ERP-alustojen uudistusprojekteissa. Oppaan tarkoituksena on auttaa vastaavia  hankkeita  harkitsevia  yrityspäättäjiä huomioimaan hankkeen onnistumisen kannalta oleelliset näkökulmat.

Tässä Ennakoiva valmistautuminen toiminnanohjaushankkeeseen -artikkelisarjan ensimmäisessä osassa pohdimme toiminnanohjaushankkeen tavoitteiden asetannan hyötyjä.

Miksi toiminnanohjausjärjestelmä vaihdetaan?

Organisaatioilla, koosta riippumatta, on erilaisia motiiveja vaativaan toiminnanohjausjärjestelmähankkeeseen ryhtymiseen. Osalle kyse on ainakin aluksi käytössä olevan järjestelmäratkaisun teknisestä vanhenemisesta, tuen loppumisesta tms. ulkoisesta syystä.  Yhä useammilla, tähtäimessä on kuitenkin oman organisaation toiminnan tehostaminen sitä tukevan uuden järjestelmäratkaisun avulla.  

Usein myös järjestelmäprojektiin teknisin tavoittein lähtevät, huomaavat nykyisten ratkaisujen kyvykkyydet ja alkavat suunnitella näiden mahdollisuuksien hyödyntämistä myös oman toimintansa kehittämiseen.

Hankinnan liiketoiminnalliset perustelut

Silloin kun hankkeella tavoitellaan liiketoiminnallisia hyötyjä, kannattaa jo ennakkoon analysoida ja priorisoida hankkeen tavoitteita ja tavoitteiden toteutumiselle asetettavia hyötyodotuksia. 

Samalla kun odotettuja tavoitteita ja niiden tuomia hyötyjä arvioidaan, on olennaista samalla miettiä, minkälaisilla mittareilla tavoitteiden toteutumista voidaan tehokkaasti mitata. Tämä suunnittelu tuottaa konkreettiset työkalut siihen, miten hyötyjen toteutumista voidaan todentaa toteutusprojektin jälkeen. Tulee myös hyväksyä se, että kaikki odotetut hyödyt eivät toteudu heti ensimmäisen tuotantokäyttöönoton tapahduttua. 

Useimmiten hyödyt alkavat kertyä tuotantokäytön alettua, kun uusiin järjestelmiin ja uusiin sovittuihin toimintatapoihin on totuttu. Siksi alussa sovittu toiminnan tehokkuuden mittarointi kannattaa ottaa osaksi säännöllistä järjestelmän ja toiminnan käytön seurantaa.  

Kokemuksen kertyessä myös odotukset mitattavien asioiden suhteen saattavat muuttua. Kannattaa suhtautua joustavasti siihen, että alussa sovittuja hyötymittareita (KPI) voidaan ajan kuluessa kehittää.

Organisaation muutoksen hallinta

Kun tavoitellaan tai joudutaan hankkeen aikana toteuttamaan oman organisaation toimintatapojen muutosprosessi, tulee tähän kiinnittää erityistä huomiota jo ennakkoon. Toimintatapojen muutostarve on useimmissa tapauksissa aivan ilmeinen.  

Kun tavoitellaan toiminnan tehostumista, sisältää tämä tavoite jo itsessään ilmeisen vaatimuksen, että tulevaisuudessa ei toimita kaikilta osin täsmälleen samalla tavoin kuin nykytilassa. Tästä syystä tarvitaan muutoksia organisaation toimintaan. Organisaatiota edustavat tässä tapauksessa organisaation työntekijät. Kyse on muutosjohtamisesta – muutokset koskevat monia organisaatiossa työskenteleviä henkilöitä. Tähän huolellisesti paneutumalla vältetään muutosvastarintaa itse järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. 

On hyvä pitää mielessä, että toiminnanohjausjärjestelmähankkeen rinnalla suoritettava organisaation toimintatapojen muutos itsessään on eräs merkittävimmistä riskeistä koko hankkeelle. Mitä suurempi muutos, sitä suurempi riski. Tämä on samalla ja onneksi riski, jonka mitigointiin on erinomainen mahdollisuus paneutua ennakkoon. Tämä tehdään suunnittelemalla tulevat tavoiteprosessit yhdessä järjestelmän käyttäjien kanssa.  

Hyvänä työvälineenä muutoksen läpivientiin toimii liiketoiminta- ja palvelumuotoilun käyttö. Näillä menetelmillä sopeutetaan asetetut liiketoiminnan tavoitteet, mahdolliset tietotekniikan rajoitteet ja käyttäjien odotukset yhteen jo ennen uusittavan ratkaisun tuotantoon vientiä. Parhaimmillaan liiketoiminta- ja palvelumuotoilijat saavat organisaation käyttäjät pitämään tulevaa muutosta omanaan ja näkemään uuden toimintatavan hyödyt jo ennakkoon. Tämän jälkeen ratkaisun käyttöönotossa ei enää tarvitse liiaksi hukata aikaa muutosvastarinnan käsittelyyn.

Kokonaisuuden suunnittelu

Useille organisaatiolle on tänä päivänä normaali menettelytapa tehdä ja ylläpitää arkkitehtuurisuunnitelmia koskien organisaatio-, järjestelmä- ja integraatioarkkitehtuuria. 

Organisaatioarkkitehtuurisuunnittelussa mallinnetaan organisaation koko toiminta. Tähän suunnitelmaan kuuluvat myös organisaation toimintaprosessit. Riittävän tarkalla tasolla suoritettuna tämä suunnittelu tuottaa lopputuloksena organisaation toimintamallin kuvauksen, perustan laatujärjestelmälle. 

Arkkitehtuurikuvausta ylläpidetään versioissa: nykytila/tavoitetila. Tavoitetilaa voidaan myös versioida aikaan, jolloin kuvataan tiekarttaa, minkälaisessa vaiheistuksessa organisaation toimintaa halutaan kehittää. 

Järjestelmäarkkitehtuuri on organisaatioarkkitehtuurin vastinpari. Siinä kuvataan, minkälaisilla tietojärjestelmäpalveluilla nykytilan toiminta mahdollistetaan. Samoin kuin organisaatioarkkitehtuurikin, tämä järjestelmäarkkitehtuuri elää versioissa. Versiot kuvaavat, minkälaisin kehityspanostuksin organisaation järjestelmäkantaa kehitetään niin, että se parhaalla mahdollisella tavoin kykenee vastaamaan organisaatioarkkitehtuurin kehityssuunnitelman toteuttamiseen. 

Organisaatiossa tarvitaan myös aina integraatioita. Integraatioarkkitehtuuri on järjestelmäarkkitehtuuriin sisältyvä taikka sille rinnakkainen kokonaisuus. Mikäli toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa suunniteltaessa edellä kuvatut arkkitehtuurisuunnitelmat ovat käytettävissä, helpottaa tämä hanketta sekä asiakkaan että toimittajan näkökulmista. 

Organisaatioarkkitehtuurin perusteella ymmärretään, mitä tavoitteita, vaatimuksia ja organisaation muutostarpeita hankkeeseen sisältyy. Teknisempien järjestelmä- ja integraatioarkkitehtuurien kuvausten kautta tiedetään, mitä rinnakkaisvaikutuksia hankkeeseen sisältyy. Tyypillinen nykypäivän rinnakkaisvaikutus on sellainen, missä lukuisia nykyisin käytössä olevia järjestelmäpalveluita kyetään korvaamaan yhdellä modernilla alustapalvelulla.


Lue  myös ennakoiva valmistautuminen toiminnanohjaushankkeeseen -artikkelisarjan jatko-osat:
Osa 2:  Resurssoinnin, datan laadun ja migraatioiden merkitys toiminnanohjaushankkeessa
Osa 3: Oikealla toimittajavalinnalla merkitystä toiminnanohjausprojektin onnistumiseen

Haluatko lukea aiheesta lisää?
Lataa Älykäs toiminnanohjaus-trendiopas:

Lataa opas >