Digiarjessa-blogi

Arkisto ei ole pölyttynyt digitaalijätekasa

Arkistointi on tapa määrittää raja niiden aineistojen välille, joita tallennetaan, ja niiden, joita on turhaa tai jopa määräysten vastaista tallentaa pidempään kuin tarpeen. Arkistoinnin suunnittelu ja toteutus auttaa tietotulvan hallinnassa ja takaa tärkeän aineiston löydettävyyden. Arkisto on oikein suunniteltuna organisaatiolle digitaalisen materiaalin aarrearkku, ei kasa digitaalista jätettä.

Monen mielestä arkisto-sana viittaa pölyttyneeseen tietomassaan, jolla ei ole arvoa. Sitä säilötään, koska ei uskalleta tuhota pelossa, että "jotain vielä joskus tarvitaan".

Termit "arkisto" ja "arkistointi" saavat eri toimialoilla erilaisia merkityksiä:

  • Teollisissa yrityksissä vain erittäin tärkeät dokumentit arkistoidaan, sellaiset joilla on todistusarvoa. Näitä ovat esimerkiksi kirjanpitoaineisto, sopimukset ja esimerkiksi käyttö- ja huolto-ohjeet.
  • Eläkesektorilla arkistoidaan pitkiksikin ajoiksi esimerkiksi päätöksiä ja asiakaskirjeitä, joilla on todistusarvoa esimerkiksi myönnetyn etuuden suhteen. Säilytysajat voivat olla jopa 60 vuotta tai "ainaiseksi".
  • Kunnan tai valtion organisaation tulee tallentaa ja arkistoida asiakirjansa erilaisten normien ja määräysten mukaan (esim. SÄHKE-normisto), jotta se voi luopua kalliiden paperiarkistojen ylläpidosta sähköisten arkistojen rinnalla.

Monelle organisaatiolle tuottaa ongelmia myös itse arkiston määritelmä. Mikä arkisto on? Onko se "käteisarkisto" vai "pitkäaikaisarkisto"? Tarvitaanko näitä molempia, vai vain toista, vai ei kumpaakaan?

Arkistointia ei kannata myöskään kokonaan unohtaa: ellei mitään arkistoida, ei mitään myöskään järjestelmällisesti tuhota. Arkistointi on siis tapa määrittää raja niille aineistoille joita tallennetaan ja joita on turhaa tai jopa määräysten vastaista tallentaa pidempään kuin on tarpeen. Arkistoinnin suunnittelu siis todella kannattaa.

Mitä sitten arkiston tai arkistoinnin suunnittelijan olisi hyvä pohtia? Ainakin seuraavat asiat tulisi ottaa huomioon:

  • Mitä aineistoja laki tai toimialamääräys edellyttää säilytettävän? Ovatko nämä tiedot turvattu?
  • Mitä aineistoja ei ole oikeutta tai on turhaa säilyttää yli sovitun ajan? Mitkä ovat arkistointiaikojen pääluokitukset? Kolme vuotta? Seitsemän vuotta? Kaksikymmentä vuotta tai niin kauan kuin laite on käytössä, loputtomasti?
  • Missä muodossa arkistoidaan? Pdf/a on suosittu arkistointiformaatti, mutta tarvitseeko aineistoja arkistoida myös alkuperäisissä tiedostomuodoissaan tai jopa kokonaisina tietokantoina?
  • Miten ja kenen tarvitsee hakea tietoa arkistosta ja minkälaisin kriteerein?

Edelliset muodostavat rungon arkistointisuunnitelmalle, jossa tulee huomioida sekä säilyttämis- että tuhoamismenettelyt. Arkistointi tarkoittaa siis sekä aineiston säilytystä, että turhan aineiston poistoa asianmukaisella tavalla.



Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi