Sähköistäminen on digiaikamme uusi arvo, mutta huono sellainen, jos tietojärjestelmäprojektissa ei uskalleta miettiä toimintatapoja kokonaan uudestaan. Oikein suunniteltuna järjestelmän käyttöönotto avaa uusia mahdollisuuksia liiketoiminnalle. Arjessa työtehtävien tulisi vähentyä, eikä päinvastoin.
Tuttu kommentti työpaikan käytävillä: ”Taas yksi uusi järjestelmä, joka niin sanotusti ’helpottaa’ työntekemistä”. Samalla manataan, miten työstä on tullut pelkkää kirjaamista ja tietokoneella istumista. Valitettavasti tämä on monen työpaikan arkea. Aikamme trendi on, että kaikki pitää olla sähköistä. Sähköistäminen on digiaikamme uusi arvo, mutta huono sellainen: ”Sähköinen” palvelu on nimittäin jotain muuta kuin aidosti ”digitalisoitu”.
Hidastetaan vähän ja mietitäänpä asiaa uudestaan. Palvelujen sähköistäminen tuntuu hienolta – kuin olisimme aallonharjalla. Tosiasiassa projekti päättyy usein niin, että siirsimme manuaalisen työn sellaisenaan tehtäväksi manuaalisesti tietokoneella. Kun tähän lisätään puutteellinen käytettävyys, niin ei ihme, että tämä sähköistetty muutos väsyttää monia.
Palvelujen sähköistämisen projekteissa päädytään usein siirtämään manuaalinen työ sellaisenaan tietokoneella tehtäväksi.
Jotta palvelujen digitalisoinnista saadaan toivottu hyöty irti, on muutettava koko toimintatapaa. Kyllä, se tarkoittaa paljon työtä projektin alkuvaiheessa. Ja kyllä, se tarkoittaa töiden uudelleen organisointia ja työtehtävien muutosta – joitain työtehtäviä on mahdollista esimerkiksi kokonaan automatisoida. Siispä kyllä – muutos vaatii rohkeutta. Ei tämä uusi tieto ole, mutta silti niin vaikea toteuttaa käytännössä. Väitän, että tämä johtuu rohkeuden puutteesta ja liian kovasta vauhdista.
Jotta palvelujen digitalisoinnista saadaan toivottu hyöty, on oltava rohkeutta muuttaa koko toimintatapaa.
Oikein suunniteltu järjestelmä tuo uusia mahdollisuuksia arkeen ja liiketoiminnalle
Digitalisaatiota tukevan järjestelmän pitäisi tuoda uusia mahdollisuuksia, jotta siihen kannattaa investoida. Yhtä tärkeää kuin suunnitella uuden järjestelmän ja toimintatavan käyttöönotto on miettiä sen mahdollistamat uudet liiketoimintanäkökulmat. Mitä tietoa asiakkaista, asiakaskäyttäytymisestä tai oman henkilökunnan käyttäytymisestä järjestelmä tarjoaa, tai sen tuottaman datan avulla voisimme saada käyttöömme? Ja mikä tärkeintä, miten hyödynnämme sitä jatkossa?
Datan analysointityökaluja on paljon tarjolla. Rajana on vain oma toimintamme ja rohkeutemme tarttua asiaan: ottaa uusien mahdollisuuksien kehittäminen systemaattiseksi osaksi käyttöönottoprojektia.Tietojärjestelmän pitäisi tuoda uusia mahdollisuuksia, jotta siihen kannattaa investoida. Luommeko digiprojekteilla uutta, vai kopioimmeko vanhaa uusilla kuorilla?
Mieti siis kertaalleen, kun olet ostamassa uutta tietojärjestelmää:
- Tarvitseeko käyttöönotossa muuttaa vanhaa toimintatapaa?
- Poistuuko joitakin aikaisempia työtehtäviä?
- Säästyykö aikaa?
- ...Vai tuleeko tilalle kasa uusia työtehtäviä? Jos näin käy, on syytä miettiä kustannus-hyötyanalyysit uudestaan.
Muutos on pelottavaa, mutta väistämätöntä. On vain tehtävä päätös, luommeko digiprojekteillamme uutta toimintaa ja mahdollisuuksia, vai kopioimmeko vanhaa uusilla kuorilla.
Digia on ollut mukana mahdollistamassa kuntasektorin tuottavuusloikkaa. Sähköinen palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä (PSOP) tarjoaa kunnalle uuden toimintatavan palvelujen järjestämiseen ja hallinnointiin.
Lue täältä, kuinka PSOP-projektissa koko toimintamalli digitalisoitiin onnistuneesti.
