Digiarjessa-blogi

Uusi ERP-ratkaisu tulossa? Älä anna sen sotkea organisaatiotasi

Vesa Hack l Johtava konsultti28. huhtikuuta 2016

Toiminnanohjauksen uudistaminen edellyttää kykyä muutosjohtamiseen. Muutoksen johtamista taas voi verrata puutarhan hoitamiseen. Se on pitkäjänteistä mutta palkitsevaa. Ja onnistuakseen pitää ensin myöntää, jos pohjamaa on entistä savipeltoa!

toiminnanohjaus_organisaatio.jpgKun yritys ottaa valmiin ERP-ratkaisun käyttöön pilvestä, on selvää, että moni asia muuttuu. Toiminnanohjauksen uudistaminen vaikuttaa asioihin niin kulmahuoneessa, avokonttorissa kuin kenttätyössäkin. 

Koska toiminnanohjauksen uudistaminen vaikuttaa organisaatiossa niin moneen asiaan, on muutosjohtamiseen välttämätöntä kiinnittää huomiota.

Ainakin seuraavia kolmea asiakokonaisuutta pitää miettiä, jotta organisaation toimintaa ei sekoiteta pariksi vuodeksi muutosjohtamisen heikkouden vuoksi.

1. Tunne yrityksesi kulttuuri

Samalla tavalla kuin hiekkamaalla viihtyvä kasvi ei menesty entisessä savipellossa, ei muutostakaan voi istuttaa maaperään, missä se ei menesty. Jos ihmiset kokevat asetetut tavoitteet organisaatiokulttuurissaan vieraiksi, osa heistä ei tee mitä halutaan, ja osa on vain tekevinään.

Epärealististen suunnitelmien sijaan aivan aluksi pitää tutkia maaperän laatua: millainen organisaatiomme on, miten ihmiset meillä ajattelevat, miten he suhteutuvat tähän muutokseen? Millä tavalla asioista kannattaa viestiä, jotta ne saisivat tukea eivätkä herättäisi vastarintaa? Mikä on realistisesti toteutettavissa oleva ensimmäinen askel ja mitä voidaan tehdä myöhemmin?

2. Pidä huolta kokonaisuuden hallinnasta

Muutoksen johtaminen ei ole erillinen hanke vaan kokonaisuus, joka ulottaa lonkeronsa kaikkiin organisaatiossa käynnissä oleviin kehitysprojekteihin. Jos näin ei ole, projekteissa tehdään toisistaan tietämättä erilaisia ratkaisuja samoihin ongelmiin. Vastaavasti projektin A tuotokset voivat jäädä hyödyntämättä projektissa B, projekti A saa haluamansa resurssin vaikka projekti B ajautuu sen vuoksi vaikeuksiin, ja niin edelleen.

Vaikka asioita on sinänsä järkevää kehittää sopivina kokonaisuuksina, muutoksen läpivienti edellyttää melko kokonaisvaltaista otetta. Ja se tapahtuu aivan perushankkeissa, joissa tehdään tavanomaisia käytännön asioita, kuten uudistetaan toiminnanohjausta tai laskutusta - mutta kokonaisvaltaisesti koordinoidusti. Strategiset muutospamfletit jäävät turhan usein pölyttymään kulmahuoneen pöytälaatikkoon ilman riittäviä vaikutuksia käytännön tekemiseen. Muutosajuri on kiinnostunut perustekemisestä.

3. Pidä viestintä yksinkertaisena

Muutosjohtamisen käytännön toimenpiteet ovat ennen kaikkea kohdennettua viestintää. Muutos viedään läpi vaikuttamalla ihmisiin. Viestintä on usein tehotonta eikä vaikuta ihmisiin, ja siksi muutosta ei tapahdu. Millaista sitten on tehokas viestintä?

  • Viestinnässä tulee korostaa ja toistaa selvää visiota sekä syitä, miksi muutos tehdään. Ihmiset eivät ole tyhmiä, he ymmärtävät kyllä tavoitteet ja faktat, miksi tavoite on asetettu. Mutta mitä tärkeämpi asia, sitä lyhyempi on ihmisen muisti. Väitän, että suurin osa meistä osaa nimetä todennäköisemmin useamman Matti Nykäsen ex-vaimon kuin työpaikkansa asiakaslupauksen. Ei riitä, että muutosta käsitellään kerran intran etusivulla.
  • Viestintä tulee kohdentaa vastaanottajille. Vaikka viestiä toistetaan, se ei kyllästytä, jos se on relevantti. Päinvastoin, ihminen ilahtuu kun häntä muistutetaan tärkeästä asiasta, jonka hän on unohtanut. Kohdentaminen on aivan oleellista, koska tällöin viestintä on todennäköisemmin tarpeeseen osuvaa kuin jos kaikille viestittäisiin geneerisesti samalla tavalla. Hyvä viestintä lähtee työntekijäarkkityyppien tunnistamisesta: millaisia ryhmiä meillä on, mitä tietoa he tarvitsevat, milloin, miten usein, missä kanavissa, miten syntyy vuorovaikutusta?
  • Viestinnän tulee olla merkityksellistä. Vastaa kysymyksiin “mitä tämä tarkoittaa minulle?” “Mitä minulta odotetaan?” “Milloin?”
  • Viestinnän tulee olla suunnitelmallista. Jo aikaisessa vaiheessa kannattaa tehdä alustava sisältösuunnitelma, jota tarkennetaan ajan kanssa.

Kun lähdet toteuttamaan merkittävää hanketta, toki hoivattu puutarha on parempi lopputulos kuin avohakattu raiskio. Toivottavasti tämä kirjoitus herätti ajatuksia muutosjohtamisen merkityksestä!

New Call-to-action


toiminnanohjaus


Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi