Business luuraa älypuhelimessa

Mobiliteetti - pelkkä sovellus vai sittenkin jotain enemmän? Digian Pekka Rantanen korjaa väärinkäsityksiä ja kertoo, mitä yrityskäyttöön tarkoitetuissa sovelluksissa on hyvä huomioida.

mobiliteetti.jpg

Omien työelämän projekteissa suoritettujen empiiristen tutkimusten perusteella voin todeta, että mobiliteettiin liittyy yllättävän paljon harhakäsityksiä, väärinymmärryksiä ja yksinkertaistuksia. Suurimpana syynä tähän on mielestäni se, että mielikuvat mobiliteetista ovat muovautuneet kuluttajanäkökulman mukaan. Yrityskäyttöön tarkoitetuilla sovelluksilla on paljon yhtäläisyyksiä kuluttajasovellusten kanssa, mutta varsinaisen mobiiliratkaisun tuottaminen on paljon muutakin kuin sovelluskaupasta ladattava appsi.

Käyttökokemuksella voitat tai häviät kaiken

Mobiilisovelluksissa käytettävyyssuunnittelun hyödyt näkyvät konkreettisesti ja heijastuvat käytännössä aika suoraan sovelluksen käyttäjämäärään. Päätelaitteiden suhteellisen pieni näyttö, rajalliset tiedonsyöttötavat, minimaalinen prosessointiteho sekä vaihtelevasti käytössä oleva verkkoyhteys asettavat mobiilisovelluksen suunnittelulle erityisiä tarpeita ja vaatimuksia. Se, miten näihin tarpeisiin sekä vaatimuksiin pystytään vastaamaan, ratkaisee pelin lopputuloksen.

Käytettävyyden merkitystä mobiilisovelluksissa on vaikeaa korostaa liikaa. Tämä siksi, että sillä on suora yhteys käyttäjän tunteisiin. Harvemmin, varsinkaan yrityskäyttöön suunnatuilla sovelluksilla, saadaan käyttäjistä irti riemunkiljahduksia, mutta huonosti toimivilla sovelluksilla saadaan kyllä käyttäjät kiehumaan ja käymään kierroksilla.

Oleellisen tieto- ja toimintosisällön näppärästi tarjoavalla mobiilisovelluksella vain taivas on rajana, mutta kehnosti suunniteltua sisältököyhää sovellusta ei käytä kukaan - ei ehkä edes pakon edessä. Huonolla käyttökokemuksella saa siis käytännössä pilattua hyvin tehokkaasti koko mobiliteetin mahdollisuudet yrityksessä.

Työtä ei tehdä tietojärjestelmä kerrallaan

Mobiilikehitystä tehdään usein hyvin lyhytnäköisesti jonkin tietyn tietojärjestelmän lähtökohdista ja sen asettamien rajojen ja ehtojen mukaan. Harvemmin varsinaista työtä kuitenkaan tehdään toimiston ulkopuolella tietojärjestelmä kerrallaan tai edes ajatellaan, että nyt teen työtä, joka koskee asiakkuudenhallintaa, toiminnanohjausta tai muutakaan yksittäistä tietojärjestelmää.

Reaalielämän työtehtävien hoitaminen on yleensä luonnollinen jatkumo, joka kattaa useita yrityksen operatiivisia tietojärjestelmiä. Fiksu mobiiliratkaisu huomioi tämän ja tarjoaa käyttäjälle kaikki tarvittavat tiedot ja toiminnot työtä tukevalla tavalla kaikkien tarvittavien tietojärjestelmien ylitse.

Suurimmat hyödyt mobiliteetista saat irti tukemalla sellaista työtä, joka on luonnostaan liikkuvaa (toimipisteen sisällä tai laajemminkin kentällä), jonka hoitamiseen tarvitaan tietojärjestelmistä löytyviä tietoja ja jonka puitteissa pitää pystyä syöttämään tietoja työn etenemisestä ja tuloksista takaisin tietojärjestelmiin. Tällaisia töitä tekevät esimerkiksi huoltomiehet, myyjät ja kuljettajat.

Mobiliteetti on muutakin, kuin appsi kännykässä

Mobiliteetti mielletään usein vain kännykästä löytyväksi appsiksi, joka täyttää jonkin käyttäjänsä tarpeen. Ja näin se voi loppukäyttäjän näkökulmasta ollakin, sillä loppukäyttäjän ei tarvitse miettiä tai ymmärtää appsin mahdollistamiseksi tarvittavaa infrastruktuuria.

Tämä on kuitenkin hyvin kapea ja varsinkin mobiilisovelluksen tuottamisen kannalta vaarallisen yksipuolinen näkökulma. Sovelluksen tarjoajan ja toteutuksen näkökulmasta appsi on kulminaatiopiste, joka konkretisoi asian loppukäyttäjille. Se kuitenkin kätkee taakseen yrityksen moninaisen infrastruktuurin tietojärjestelmineen ja integraatioineen.

Yrityskäytössä yleensä vain hyvin yksinkertaiset sovellukset voivat toimia itsenäisesti ilman yhteyksiä operatiivisiin taustajärjestelmiin. Yksinkertaisuus tarkoittaa yleensä myös vähäistä liiketoiminnallista hyötyä. Jos mobiliteetista halutaan oikeasti tehoja toimintaan ja euromääräisesti laskettavia hyötyjä, täytyy mobiilisovelluksen käytettävyyden maksimoinnin lisäksi integroitua tehokkaasti yrityksen toimintamalleihin ja -prosesseihin kaikkien relevanttien tietojärjestelmien ylitse.

Käyttäjän pitää saada käyttöönsä työnsä hoitamiseen tarvittavat tiedot ja toiminnot huolimatta siitä missä (tai milloin) hän työtä tekee ja huolimatta siitä missä kaikkialla tiedot ja toiminnot varsinaisesti sijaitsevat yrityksen tietojärjestelmissä. Mobiliteetti on siis appsin tuottamisen lisäksi hyvin suurissa määrin myös datan hallintaa ja integraatioita.

Huoltomies Jantusen tietojärjestelmähaasteet

Konkretisoidaan em. teesit esimerkin avulla. Huoltis Oy:n huoltomies Jantunen on saanut tehtäväkseen korjata Rafla Oy:n vikaantuneen kylmäkoneen. Jantunen tarvitsee tehtävän hoitaakseen tietoja asiakkaasta, työtehtävästä sekä mahdollisesti kylmäkoneen korjauksessa tarvittavista varaosista. Jantusen pitää myös pystyä kirjaamaan työhön käyttämänsä ajan, matkan asiakkaalle, korjauksessa käyttämänsä tarvikkeet ja varaosat sekä dokumentoimaan korjaus esim. valokuvaamalla. Lisäksi Jantusen pitää pystyä kertomaan asiakkaalle, että kylmäkone on korjattu ja saatava siitä vielä kuittaus. Jantusen täytyy myös ilmoittaa työnjohtajalle, että keikka on hoidettu onnistuneesti loppuun.

Järjestelmänäkökulmasta tarkasteltuna tarvittavat tiedot ja toiminnot löytyvät todennäköisesti hajautettuna useasta yrityksen tietojärjestelmästä (CRM, ERP, työajanseuranta, matka-/kululaskut jne). Lisäksi keikkaan saattaa liittyä myös joitain manuaalisia tai paperilla hoidettavia työvaiheita, kuten vaikkapa asiakkaalta otettava kuittaus työn hoitamisesta. Osan tiedoista Jantunen saa etukäteen esimieheltään puhelimitse, mutta toisia tietoja hän mahdollisesti joutuu selvittämään erikseen. Kaikki työn raportointiin liittyvät asiat Jantunen hoitaa päivän tai viikon päätteeksi palatessaan konttorille.

Jos Jantusella taas olisi käytössään omaa työtään tukeva mobiilisovellus, saisi hän käyttöönsä kaikki tarvitsemansa tiedot sähköisesti yhdestä sovelluksesta siellä missä kulloinkin sattuu olemaan. Jantunen syöttäisi tähän samaan sovellukseen kaikki keikan käsittelyyn ja päättämiseen tarvittavat tiedot vielä asiakkaalla ollessaan. Asiakkaalta Jantunen saa allekirjoituksen keikan suorittamisesta sähköisesti. Koko keikka kaikkine tietoineen on hoidettu loppuun, kun Jantunen astelee asiakkaan toimitiloista ulos autolleen.

Mobilisoinnin ei tarvitse kuitenkaan olla massiivinen tietojärjestelmähanke. Hyödyntämällä yrityskäyttöön tuotteistettuja ja tuotannollisissa ympäristöissä koeteltuja ratkaisuja voidaan turvallisesti mobilisoida yrityksen työskentely-prosesseja. Tutustu, miten Cloettalla mobiliteetista saatiin hyötyä:

Tutustu asiakastarinaan

digitaaliset palvelut   mobiliteetti





Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi




Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube