Tietotulvasta dokumenttien hillintään

Arvion mukaan jokainen meistä tuottaa jopa 10 hyllymetriä tietoa vuodessa, jos sisällöt tulostettaisiin (Lyman, 2003). Yhtä lailla yrityksissä tietoa syntyy digitaaliseen muotoon enemmän kuin koskaan historiamme aikana. Yritysten toiminnalle keskeistä on sekä hallita keskeistä tietoa, että pystyä hävittämään turhat tiedot.

Tarvitaankin välineitä joilla tietoa saadaan hallittua. Arvion mukaan jopa 80 - 90 % ei-tietokantatiedoksi tarkoitetusta tiedosta käsitetään ja käsitellään dokumentteina (Sprague, 1995). Tässä blogimerkinnässä kerron, mitä dokumentinhallintajärjestelmien tulisi osata jotta saamme dokumenttimme hallintaan. Sama aihe on esillä tulevassa Oracle-seminaarissa.

Mitä toimintoja tarvitaan dokumenttien ”hillintään”?

Dokumentinhallinnan kehitys voidaan aloittaa perustasolta, eräänlaisilla ”dokumenttien hillintätoimilla”. Dokumenttien hillinnän keskeisiä toimintoja ovat:

  • Dokumenttien versiointi
  • Asianmukaiset ja joustavat käyttövaltuuksien toteutusmallit
  • Dokumenttien kommentointi- ja hyväksyntätoimintojen tuki
  • Dokumenttihaut ja -nostot: uusimmat dokumentit, minun dokumenttini, kaikki sopimukset, kaikki asiakkaan X sopimukset, jne.
  • Määritellyt dokumenttien toimitus- ja julkaisuprosessit, sekä järjestelmätuki niille
  • Monimuotoisten dokumenttien tuominen osaksi dokumenttien hillintää (skannatut dokumentit, sähköpostidokumentit, ym.)

Dokumenttien hillintä ei toki pääty julkaisuun, vaan jatkuu koko dokumentin elinkaaren ajan. Useimmiten viimeinen vaihe on uudelleenkäyttö tai arkistointi. Perusarkistoinnissa tarvitaan tyypillisesti seuraavia toiminnallisuuksia:

  • Dokumentin muunto arkistointiformaatteihin
  • Dokumentin lukitseminen ja/tai suojaaminen esim. sähköisellä allekirjoituksella tai kryptauksella
  • Dokumentin poistoajan määrittäminen tai lisääminen, sekä dokumentin poistaminen hallitusti poistoajankohtana (tuholistat, hyväksynnät)
  • Seuranta eli audit trail dokumentille tehdyistä toiminnoista mukaan lukien haku, katselu, tuhoaminen
  • Dokumentin luokittelu /siirto arkistorakenteen mukaiseen jaotteluun

Korkeat tietoturvavaateet omaavissa organisaatioissa (esimerkiksi julkishallinnossa, finanssisektorilla, lääkedokumentaatiossa ja vastaavissa) tarvitaan edellistä moninaisempaa järjestelmätukea eli ”oikeaa dokumenttien hallintaa” dokumenttien autenttisuuden, muuttumattomuuden ja eheyden takaamiseksi.

Miten pääsen alkuun? Mitä järjestelmiä on tarjolla?

Gartner listaa johtaviksi sisällön- ja dokumenttienhallintajärjestelmien toimittajiksi mm. Oraclen, Adoben, IBM:n ja Microsoftin (Magic Quadrant for Web Content Management 2011) Kerron tulevassa Oracle-seminaarissa 18.4. sekä seuraavassa blogimerkinnässäni lisää siitä, miten Oracle Web Center Content-tuote ja sen tuoteperheen muut osat auttavat sekä dokumenttien hillinnässä että eritoten hallinnassa, arkistointi mukaan lukien.

Dokumenttienhallintatuotteet eivät kuitenkaan yksin ratkaise dokumenttienhallinnan ongelmia, vaan niiden tueksi yrityksessä on kehitettävä dokumenttienhallinnan ohjeisto, joka takaa dokumenttien johdonmukaisen käsittelyn, ja takaa siten sekä järjestelmäinvestoinnin kannattavuuden, että myös prosessien tehostumisen dokumenttienhillinnän – tai hallinnan kautta.

dokumentinhallinta




Anne Honkaranta | Johtava konsultti

Anne Honkaranta | Johtava konsultti

Anne on taklannut sähköisen asioinnin ja sisällönhallinnan haasteita jo lähimain parinkymmenen vuoden ajan. Dokumenttienhallinnasta alkanut innostus on ajan myötä laajentunut kokonaisarkkitehtuureihin, sähköiseen asiointiin, asianhallintaan, arkistointiin ja erilaisiin portaaliratkaisuihin, eritoten B2B-portaaleihin. Jos siis haluat tietää sisällönhallinnan portaaliteknologoista, kysy Annelta – häneltä luonnistuvat SharePoint ja WebCenterSuite ja parhaimmillaan Anne laajentaa osaamistaan Alfrescon sekä FileNetin suuntaan. Työnkuva sisältää konsultointia, määrittelyä, tarjooma- ja myynnintukityötä, joka on Annen mielestä mukava ”coctail”. Vapaa-ajalla touhua riittää kahden pienen terrierin kanssa. Rauha löytyy vaeltelemalla islanninhevoskyydillä pitkin metsäpolkuja.

Kirjoittajan kaikki blogitekstit

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi




Seuraa meitä somessa

LinkedIn Twitter Facebook YouTube YouTube